¿Qué es un Cronograma de Producción?

Un cronograma de producción es un plan para equilibrar la oferta y la demanda en la producción de un producto. Hace seguimiento de la producción a lo largo del tiempo y es una pieza fundamental de cualquier empresa de fabricación.

Para descargar esta plantilla de gratuita de cronograma de producción, haz clic en la imagen.

Como cualquier calendario, un calendario de producción está diseñado para ser flexible. Se adapta a las fluctuaciones de la demanda y organiza el inventario para evitar la falta de existencias. Usar nuestra plantilla gratuita de cronograma de producción en Excel te ayudará a mejorar la eficiencia y controlar los costes. Esta plantilla cubre todo el proceso de fabricación. Te ayuda a determinar qué se necesita producir, en qué cantidad y cuándo debe llevarse a cabo.

¿Por Qué Necesitas una Plantilla de Cronograma de Producción?

El cronograma de producción forma parte de tu gestión de la cadena de suministro. No solo gestiona tus recursos, sino que también ayuda al equipo de ventas a coordinarse con producción para planificar un calendario que entregue los productos a los clientes según lo necesiten.

Usar la plantilla de cronograma de producción te ayudará a estimar un plan de producción preciso y realista, que se pueda revisar, controlar y ajustar cuando sea necesario. Ayuda a gestionar tu inventario y los movimientos de existencias. También te permite hacer seguimiento de tus objetivos, gestionar entregas y asignar recursos, lo cual incluye tanto materias primas como personal.

Pero, si quieres crear un cronograma de producción aún mejor que lo que ofrece Excel, crea un calendario de producción de ProjectManager. ProjectManager te permite construir un cronograma dinámico que puede gestionarse en línea con un diagrama de Gantt interactivo, hoja de cálculo o tablero kanban. Haz seguimiento del progreso, crea dependencias, identifica la ruta crítica, adjunta archivos y mucho más. Comienza gratis con ProjectManager y crea un mejor cronograma de producción.

¿Cuándo Usar una Plantilla de Cronograma de Producción?

Usa la plantilla de cronograma de producción durante la planificación de la producción. Es en este momento cuando comienzas a estimar la cantidad de materias primas, personas, estaciones de trabajo, procesos y suministros que necesitarás para realizar el trabajo.

El siguiente paso es determinar la ruta que seguirán las materias primas durante la producción hasta convertirse en el producto final. Esto te ayudará a saber en qué punto te encuentras en el proceso de producción. De esta forma, puedes trazar con precisión el recorrido de una estación de trabajo a otra.

Aquí es donde entra en juego el calendario de producción. Es una forma de gestionar estos procesos para ajustarlos a tu plazo y presupuesto. Así puedes ejecutar pedidos sin tener que hacer suposiciones arriesgadas. Durante la fase de ejecución, la mayor parte del trabajo ya está planificada y solo tendrás que responder a cuestiones de apoyo.

Si ves que estás actualizando y revisando constantemente esta plantilla y otras hojas de Excel, puede que haya llegado el momento de actualizarte con un software de gestión de proyectos. Este tipo de software automatiza gran parte del proceso y añade herramientas de gestión de recursos que te ayudan a producir de forma más eficiente. Los gráficos de carga de trabajo con disponibilidad de recursos en tiempo real mantienen a tu equipo productivo. ProjectManager también dispone de diagramas de Gantt que te muestran exactamente en qué parte del ciclo de producción te encuentras, para que puedas asignar recursos según tu capacidad. Pruébalo tú mismo con una prueba gratuita de 30 días.

¿Quién Debería Usar una Plantilla de Cronograma de Producción?

Dependiendo de tu empresa, puede haber una o varias personas que usen la plantilla de cronograma de producción. Un responsable de planificación de la producción hace seguimiento a la producción de una empresa. Esta persona es quien probablemente gestione el plan en sí, aunque el calendario forme parte de ese plan.

También hay planificadores de producción encargados de elaborar el calendario en el plazo requerido. A veces se les conoce como planificadores principales. Analizan datos históricos e inventario para elaborar calendarios precisos y eficaces.

Tanto si cuentas con un responsable de planificación de producción como con un planificador de producción, la persona que use la plantilla de calendario de producción debe mantenerse en comunicación constante con proveedores, representantes de ventas y otros interesados para asegurarse de que calcula cifras actuales y satisface la demanda existente.

¿Cómo Usar la Plantilla de Cronograma de Producción de ProjectManager?

Nuestra plantilla gratuita de cronograma de producción en Excel contiene toda la información que necesitas ya estructurada. Solo tienes que introducir cuánto y cuándo, y luego puedes organizar tu producción para cumplir con los plazos.

Información de la Empresa

La primera parte de la plantilla es donde se identifica el centro de trabajo y el turno. Hay un espacio para fechar la plantilla y otro para indicar la fecha de revisión.

Estado del Pedido

Aquí es donde se indica el estado del pedido. Puedes personalizar esta columna para que refleje tu propia nomenclatura. Hemos configurado la plantilla con opciones como iniciado, en progreso, completado, entre otras.

Número de Producción

A continuación, se indica el número de la orden de producción para el seguimiento interno. Luego aparece el nombre del cliente para quien estás fabricando el producto. La lista de productos simplemente refleja la cantidad de artículos que vas a fabricar.

Inventario Inicial

El inventario inicial es la cantidad de existencias que tienes al comenzar el trabajo de fabricación. El inventario final es lo que queda al finalizar. Esto te ayudará a medir el inventario para asegurarte de tener siempre lo necesario en stock.

Fechas de Producción

A continuación se indica la fecha de inicio de la fabricación, seguida de la fecha de finalización, lo que te da un plazo para completar el trabajo. Una vez finalizado, hay un espacio para la fecha de envío, que puede considerarse como la fecha límite estricta en la que el producto debe salir de la planta de producción.

Notas

Hay un espacio para notas de reporte de producción en el que se pueden incluir detalles no cubiertos por el resto de la plantilla de cronograma de producción. Debajo, hay otro espacio para registrar cualquier retraso en la fabricación, con fechas de inicio y fin del retraso y una explicación correspondiente.

¿Cómo Crear un Cronograma de Producción en ProjectManager?

La plantilla gratuita de cronograma de producción es un excelente punto de partida para gestionar tu cronograma de fabricación, pero si quieres planificar mejor, organizar recursos, establecer dependencias y mucho más, querrás utilizar una herramienta de software de gestión de proyectos como ProjectManager para simplificar la programación.

Usa nuestros diagramas de Gantt en línea para identificar, describir y distribuir todas tus tareas a lo largo de un cronograma, con fechas de inicio y finalización. Así podrás ver todo tu calendario de producción en un solo lugar. Es probable que haya tareas dependientes que puedan causar cuellos de botella en la producción. Con el diagrama de Gantt es fácil vincular estas tareas simplemente arrastrando una hacia otra, de modo que no se pasen por alto y no generen retrasos.

Seguimiento de Recursos

Como nuestro software es en línea, puedes supervisar tu producción en tiempo real y reasignar recursos rápidamente para mantenerte en el camino correcto. Incluso hay un gráfico de carga de trabajo para equilibrar las tareas del equipo y que trabajen de forma más eficiente. Todos los costes de los recursos están gestionados, lo que te da más control sobre los suministros y materias primas que necesitas para fabricar tu producto.

ProjectManager es una herramienta basada en la nube que te ayuda a organizar el trabajo, los equipos y te proporciona datos en tiempo real para que puedas tomar mejores decisiones. Es utilizada por decenas de miles de equipos en muchas industrias para planificar, programar, supervisar, hacer seguimiento e informar sobre el progreso y el rendimiento de su trabajo. Descubre cómo puede ayudarte a cumplir con los plazos probándola gratis durante 30 días.

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Una oficina de gestión de proyectos, también conocida por sus siglas en inglés PMO (Project Management Office) en algunas organizaciones, es un grupo o departamento que define, mantiene y garantiza los estándares de gestión de proyectos en toda una organización. Una PMO puede ser interna o externa. También pueden denominarse oficina de gestión de programas o de portafolios de proyectos, pero son tipos diferentes de oficina de proyectos. A continuación, explicamos rápidamente las diferencias:

• Oficina de Gestión de Proyectos: Proporciona apoyo administrativo al equipo de gestión de proyectos y estandariza los procesos relacionados con la gestión de proyectos.
• Oficina de Gestión de Programas: Gestiona el proceso de gobernanza del programa y coordina los esfuerzos del equipo de gestión de programas.
• Oficina de Gestión de Portafolios de Proyecto: Supervisa todos los proyectos y programas de una organización y brinda apoyo a las oficinas de gestión de proyectos y de programas.

Una oficina de gestión de proyectos mantiene la documentación de los proyectos y ofrece orientación y métricas clave durante la ejecución de los proyectos bajo su supervisión. A través de su dirección, la PMO ayuda a las organizaciones a obtener un retorno de la inversión y aportar valor a sus partes interesadas mediante proyectos, programas y portafolios. Esto se lleva a cabo con la ayuda de software para oficinas de proyecto, que proporciona datos y perspectivas sobre proyectos y programas en toda la organización.

La oficina de gestión de proyectos no siempre se centra únicamente en los estándares y metodologías de gestión de proyectos. También puede formar parte de la gestión estratégica de proyectos facilitando, o incluso asumiendo, el proceso de gestión de portafolios de proyectos. En este rol, puede supervisar e informar sobre los proyectos y portafolios activos a la alta dirección y fomentar la toma de decisiones estratégicas.

Una PMO está diseñada para funcionar como un centro de gestión centralizado y coordinado para todos los proyectos, con el objetivo de generar eficiencias entre proyectos—además de simplemente definir estándares en el proceso de gestión de proyectos.

Funciones de la Oficina de Gestión de Proyectos

Se puede pensar en una oficina de gestión de proyectos como una comisión reguladora que busca estandarizar la ejecución de proyectos para mantener la productividad. Una PMO ofrece orientación a los gestores de proyectos y desarrolla métricas sobre la práctica de la gestión de proyectos.

En general, la mayoría de las oficinas de gestión de proyectos actúan como el pilar fundamental de un enfoque exitoso de gestión de proyectos en cualquier organización. Ofrecen apoyo e información y aseguran el éxito de los proyectos y programas. Pueden ser un equipo interno de profesionales de gestión de proyectos o una empresa externa que ofrezca una oficina de proyectos como servicio.

La mayoría de las oficinas de gestión de proyectos comparten estos roles y responsabilidades comunes:

1. Planificación Estratégica y Gobernanza de Proyectos: Esto implica definir los objetivos del proyecto, seleccionar proyectos que se alineen con los objetivos empresariales y asesorar a la dirección sobre la relación coste-beneficio.
2. Definición de la Metodología de Gestión de Proyectos: Definir la metodología de gestión de proyectos que se utilizará, como waterfall o un marco ágil.
3. Mejores Prácticas: Esto incluye la gestión de activos de procesos organizacionales, estandarización de procedimientos y establecimiento de prácticas de gestión de proyectos para todos los departamentos de la organización.
4. Cultura Corporativa Común: La PMO debe evaluar la madurez en gestión de proyectos de la organización y establecer una cultura común de gestión de proyectos mediante comunicación y formación en técnicas, metodologías y buenas prácticas.
5. Gestión de Recursos: Las PMO gestionan y asignan recursos entre proyectos en función de prioridades, cronogramas, presupuestos y otros factores.
6. Creación de Archivos, Herramientas y Más: La PMO proporciona apoyo administrativo e invierte en plantillas, herramientas, software y más para una mejor gestión de los proyectos.
7. Gobernanza: Garantizan que las decisiones adecuadas sean tomadas por las personas adecuadas con la información correcta. Esto también puede incluir auditorías y revisiones entre pares, desarrollo de estructuras de proyectos y aseguramiento de la rendición de cuentas.
8. Transparencia: Proporcionan información relevante y precisa para respaldar la toma de decisiones efectiva.
9. Reutilización: No hay necesidad de “reinventar la rueda”, por lo que actúan como un repositorio de lecciones aprendidas, ofreciendo plantillas y buenas prácticas de proyectos exitosos anteriores.
10. Apoyo a la Ejecución: Facilitan a los equipos de proyecto y les ayudan a desempeñar su trabajo de forma más eficaz mediante la simplificación de procesos y burocracia, formación, mentoría y aseguramiento de la calidad.
11. Trazabilidad: Gestionan la documentación, el historial de proyectos y el conocimiento organizacional.

Tipos de Oficinas de Gestión de Proyectos

No hay dos oficinas de gestión de proyectos que operen exactamente de la misma manera, pero en general pueden dividirse en tres tipos principales:

Oficina de Gestión de Proyectos de Soporte

Una PMO de soporte recopila todos los proyectos de una organización y proporciona información sobre buenas prácticas, plantillas y formación, pero con un bajo grado de control. Las PMO de soporte actúan como un centro de capacitación dentro de la empresa, ya que cuentan con las herramientas y conocimientos para ayudar a los equipos de planeación y ejecución de proyectos a tener éxito.

Las organizaciones que desean aumentar sus tasas de éxito en proyectos sin imponer controles estrictos suelen adoptar una oficina de gestión de proyectos de soporte. Utilizar una en un entorno donde los equipos de proyecto tienen distintos niveles de experiencia y necesitan recursos para estandarizar procesos es ideal. Una oficina de proyectos de soporte no suele hacer cumplir la normativa, sino que busca mejorar la eficiencia de los proyectos facilitando recursos.

Oficina de Gestión de Proyectos de Control

Una PMO de control tiene como foco principal la evaluación de proyectos, es decir, verifica si se están aplicando las herramientas, procesos y estándares de gestión de proyectos en los proyectos, con cierto grado de control sobre la toma de decisiones, como por ejemplo tomar acciones cuando un proyecto empieza a perder su curso en cuanto al cumplimiento de su presupuesto o cronograma. Se trata de una función más estructurada que garantiza el cumplimiento de diferentes estándares, metodologías y normas de gobernanza en gestión de proyectos.

Las organizaciones que necesitan mayor coherencia y supervisión al ejecutar proyectos suelen utilizar una oficina de proyectos de control, ya que este rol puede ayudar a asegurar que todos los proyectos se ajusten a las políticas de la empresa y sus objetivos estratégicos de negocio. La oficina de gestión de proyectos de control ayuda a garantizar que se sigan los marcos de trabajo establecidos y que los equipos utilicen los procesos y herramientas definidos. Este flujo de trabajo ofrece un equilibrio entre orientación y autoridad que contribuye a reducir los riesgos del proyecto mediante la aplicación de prácticas estandarizadas.

Oficina de Gestión de Proyectos Directiva

Una oficina de gestión de proyectos directiva mantiene un alto grado de control sobre el proceso de gestión de proyectos dentro de la organización. La PMO directiva participa activamente en la gestión directa de los proyectos, colaborando estrechamente con los gestores de proyecto durante todas las etapas del ciclo de vida de los proyectos.

Las organizaciones que tienen una alta demanda de alineación estratégica de proyectos o aquellas que operan en sectores con requisitos normativos estrictos suelen utilizar una oficina de proyectos directiva. Gestionan proyectos y procesos de equipo para garantizar un alto nivel de coherencia en los resultados. Ten en cuenta que este enfoque requiere una inversión considerable en recursos y personal.

Oficina de Gestión de Proyectos Interna

Una PMO interna está integrada dentro de la organización para gestionar y asegurarse que los objetivos de los proyectos estén alineados con el plan estratégico de la empresa. Esta función está dedicada a proyectos internos y a la planificación de proyectos para ayudar a coordinar y proporcionar gobernanza.

El objetivo es generar valor empresarial trabajando dentro de departamentos específicos o en toda la organización. Una oficina de gestión de proyectos interna puede asumir un rol de soporte, control o dirección según el grado de supervisión necesario. Son ideales para organizaciones que buscan mejorar ineficiencias internas y alinear los proyectos con los objetivos organizacionales.

Oficina de Gestión de Proyectos Externa

Una PMO externa no pertenece a la organización que ejecuta el proyecto, sino que es una consultora externa contratada como una oficina de gestión de proyectos como servicio.

La oficina de gestión de proyectos externa trabaja para garantizar que los proyectos cumplan con todos los requisitos del cliente, respeten los términos del contrato y alcancen los resultados de rentabilidad esperados. Este tipo de PMO se centra en la satisfacción del cliente, la comunicación y el cumplimiento de los acuerdos de nivel de servicio. Entre sus responsabilidades habituales se incluyen la gestión de riesgos, los informes sobre el avance del proyecto y la gestión de solicitudes de cambio del cliente.

Oficina de Gestión de Proyectos Empresarial

El objetivo principal de una PMO empresarial es garantizar que los proyectos se alineen con los objetivos estratégicos de la organización. Ayuda a priorizar proyectos en función de su impacto en las metas del caso de negocio y crea buenas prácticas que puedan adoptarse en todos los equipos y proyectos.

Además de proporcionar programas de formación y recursos para mejorar las habilidades en gestión de proyectos dentro de la organización, una oficina de gestión de proyectos empresarial también ayuda a desarrollar e implementar herramientas y metodologías estandarizadas. Una oficina de gestión de proyectos empresarial trabaja para definir indicadores clave de rendimiento (KPI) y métricas que permitan determinar si un proyecto ha sido exitoso.

¿Quién Puede Formar Parte de una Oficina de Gestión de Proyectos (PMO)?

Una oficina de gestión de proyectos (PMO) está compuesta por varios roles dentro de la organización, como los siguientes:

Gerentes de Proyectos

En una oficina de gestión de proyectos, el gerente de proyectos ayuda a desarrollar planes detallados que describen el alcance, los entregables, los objetivos, los plazos y los recursos necesarios. Lidera la ejecución del proyecto, supervisa el progreso, hace seguimiento de los hitos e identifica riesgos. Además, actúa como punto de contacto principal para los interesados del proyecto, proporcionando actualizaciones y recopilando comentarios.

Gestores de Programas

Los gestores de programas en una oficina de gestión de proyectos supervisan un conjunto de proyectos relacionados para alcanzar objetivos estratégicos. Se aseguran de que las metas del programa se alineen con los objetivos estratégicos de la organización y colaboran con los interesados para definir la visión y los resultados del programa. También trabajan en la definición del alcance, los objetivos y los beneficios del programa.

Gestores de Portafolios de Proyectos

Los gestores de portafolios ayudan a garantizar que los proyectos y programas de la organización estén alineados con sus objetivos estratégicos. Supervisan un conjunto de proyectos y programas, priorizándolos para asegurar dicha alineación.

Además de la alineación estratégica, los gestores de portafolios supervisan el uso de recursos en toda el portafolio para optimizarlos y asegurarse que no excedan su presupuesto. Revisan y supervisan periódicamente los KPI de los proyectos para evaluar el rendimiento de el portafolio e identificar riesgos a nivel general.

Gestor de la Oficina de Gestión de Proyectos

Un buen gestor de PMO también conocido como director de oficina de gestión de proyectos supervisa a los miembros del equipo en la PMO y se responsabiliza de la calidad y el valor de cada proyecto bajo su supervisión.

Esto implica participar desde el proceso de admisión de proyectos hasta su cierre, colaborar con los gestores de proyectos e informar al equipo directivo de la organización.

El éxito de un gestor de oficina de gestión de proyectos depende de facilitar la planificación de proyectos, analizar la información financiera, modificar procesos y asegurar la documentación adecuada de los proyectos que supervisa. Esto se logra prestando atención tanto a los detalles como al panorama general.

Naturalmente, un gestor de PMO debe saber trabajar bajo presión, tener sólidas habilidades interpersonales y ser capaz de priorizar y gestionar múltiples proyectos al mismo tiempo.

Analistas de Negocio

Un analista de negocio ayuda a cerrar la brecha entre las necesidades del negocio y la ejecución del proyecto. Se encarga de que el proyecto esté alineado con los objetivos organizacionales mediante la evaluación de requisitos, facilitación de la comunicación y apoyo en la toma de decisiones.

El rol del analista de negocio incluye la recopilación de requisitos o la colaboración con los interesados para priorizar los requisitos empresariales de los proyectos. También contribuye a la elaboración de informes detallados, incluyendo documentos de requisitos empresariales, casos de uso y especificaciones funcionales.

Analistas Financieros

En una oficina de gestión de proyectos, un analista financiero desempeña un papel esencial para garantizar que los proyectos sean viables económicamente y estén alineados con los objetivos presupuestarios de la organización. Este rol proporciona información sobre los costes del proyecto, la financiación y el rendimiento financiero para ayudar a los interesados a tomar decisiones informadas.

Además de elaborar presupuestos y estimar costes, el analista financiero en una oficina de gestión de proyectos colabora en la elaboración de análisis costo-beneficio, informes financieros, análisis de desviaciones, evaluación de financiación, análisis de riesgos y gestión del flujo de caja.

Responsables de Riesgos y Cumplimiento

Los responsables de riesgos y cumplimiento desempeñan un papel clave para asegurar que los proyectos se ejecuten conforme a las políticas, requisitos y prácticas de gestión de riesgos de la organización. Colaboran con los equipos de proyecto para analizar posibles riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto y utilizan herramientas y técnicas para identificar riesgos relacionados con el alcance, el cronograma, el coste y la calidad. Una vez identificado un riesgo, ayudan a mitigarlo y a hacerle seguimiento para garantizar que no se convierta en una amenaza futura.

¿Cuál Es el Tamaño Promedio de una Oficina de Gestión de Proyectos?

Las oficinas de gestión de proyectos pueden tener distintos tamaños según las necesidades de la empresa, el alcance y limitaciones de los proyectos gestionados y el propósito de la oficina de gestión de proyectos.

• Oficina de Gestión de Proyectos Pequeña: Se considera una PMO pequeña cuando tiene entre 1 y 5 personas. Es habitual en empresas pequeñas o medianas donde la PMO cumple una función de soporte en lugar de directiva. Se centran en la orientación y el seguimiento básico de proyectos.
• Oficina de Gestión de Proyectos Mediana: Una PMO mediana tiene entre 5 y 15 personas y suele encontrarse en empresas medianas o grandes con portafolios de proyectos moderadas. Dan soporte a la supervisión activa de proyectos, hacen cumplir los estándares y asisten directamente a los equipos de proyecto.
• Oficina de Gestión de Proyectos Grande: Una PMO grande tiene 15 o más personas y es común en organizaciones grandes e intensivas en proyectos. Incluye gestores de portafolios, gestores de programas y gestores de cambio. Apoyan múltiples portafolios de proyectos e iniciativas.

Beneficios de Establecer Una Oficina de Gestión de Proyectos

Ahora que ya sabes qué es una oficina de gestión de proyectos y qué funciones desempeña, podemos analizar por qué una organización debería tener una PMO y cómo beneficia al conjunto de la organización.

La Oficina de Gestión de Proyectos Ofrece Orientación

En primer lugar, contar con una oficina de gestión de proyectos significa tener una entidad que alinee el proyecto, programa o portafolio con la estrategia futura de la organización. Esto te permite trabajar dentro de los límites de un plan a largo plazo y ser más eficiente en la toma de decisiones gracias a la orientación de la PMO.

Ayuda a Mantener los Proyectos en Curso

También actúan como un mecanismo externo para asegurar el éxito del proyecto. Gracias a su evaluación basada en métricas, pueden ayudar a mantener los proyectos en curso y alertarte cuando problemas de cronograma, presupuesto u otros aspectos del alcance amenacen con desviarlo. Así podrás actuar con rapidez ante los problemas—antes de que se conviertan en amenazas graves para el proyecto.

La Oficina de Proyectos Tiene una Visión Global

Cuando trabajas en un portafolio de proyectos, el grupo de proyectos tiene un claro entendimiento de los vínculos entre ellos. Son conscientes de las dependencias que pueden afectar unos a otros. Esto te proporciona una visión panorámica del trabajo que a menudo no tienes a la vista, permitiéndote ver cómo una pequeña acción puede tener repercusiones mayores.

Facilita la Comunicación

También pueden considerarse como una extensión de tu plan de comunicación. Tienen acceso a tus interesados de una manera que tú quizá no, y por tanto pueden facilitar la comunicación con ellos, liberándote para otros trabajos y asegurándose de que tu mensaje sea entregado y comprendido.

La gobernanza en la gestión de proyectos también puede facilitar la comunicación a todos los niveles, ya que las oficinas de gestión de proyectos suelen tener relaciones de trabajo con otras partes del proyecto o participantes del programa con los que tú tal vez no estés conectado.

La Oficina de Proyectos Comparte Recursos en Toda la Organización

Establecer una oficina de gestión de proyectos permite compartir recursos. Si tus recursos son limitados pero tus propuestas de proyecto no lo son, una oficina de gestión de programas puede planificar estratégicamente el uso de esos recursos en tus proyectos o programas para prioritizar su asignación a los proyectos más relevantes para la organización.

Cuando tus proyectos están alineados con un caso de negocio y una estrategia, hay muchos beneficios, desde el soporte hasta la gestión de portafolios de proyectos, la centralización de la formación y las herramientas de gestión de proyectos, así como la mentoría. Por supuesto, una oficina de gestión de proyectos por sí sola no basta. Necesitas personas capacitadas, procesos comprobados y tecnología de apoyo para sacar el máximo provecho.

¿Qué Es el Software para Oficina de Gestión de Proyectos?

El software para las oficinas de gestión de proyectos se utiliza para crear eficiencias en la organización de los procesos de un proyecto, programa o portafolio bajo la gobernanza de una oficina de gestión de proyectos. Esto incluye todas las fases del proyecto: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y cierre.

Algunas de sus funciones incluyen analítica, seguimiento, planificación, asignación de recursos, priorización, programación e informes para obtener información empresarial. El software de gestión de proyectos también se adapta a los estándares de la organización y del sector.

El software para oficina de gestión de proyectos debe ser flexible, con la capacidad de adaptarse a los cambios, a los factores ambientales empresariales y a las expectativas de los interesados. Debe ser capaz de gestionar y analizar equipos, además de ofrecer funciones colaborativas. Un software de gestión de proyectos para una PMO debe contar con:

• Herramientas de gestión de proyectos para distintas metodologías.
• Herramientas de gestión de proyectos que permitan gestionar y analizar equipos, con funciones colaborativas.
• Funciones de gestión de recursos
• Funciones de gestión de programas y portafolios de proyectos

Dado que el software de gestión de proyectos se utiliza para gestionar más de un proyecto, suele incluir paneles de programas y portafolios que ofrecen una vista de alto nivel del rendimiento. Microsoft Project es uno de los software de gestión de proyectos más utilizados, pero tiene importantes limitaciones que hacen de ProjectManager una mejor alternativa para oficinas de gestión de proyectos, programas y portafolios.

Herramientas Esenciales para una Oficina de Gestión de Proyectos

Hay mucho que cubrir al hablar de herramientas de software para oficinas de gestión de proyectos: las exigencias este tipo de software son amplias y complejas. Las oficinas de proyecto necesitan funciones básicas de gestión de proyectos como gestión de recursos, seguimiento de tareas, gestión de flujos de trabajo y herramientas de planificación, además de funciones más avanzadas para la gestión de portafolios de proyectos.

Además, los equipos necesitan poder colaborar y tener control sobre los proyectos en curso, ya que todos se afectan entre sí. Esto garantiza que los procesos del proyecto se mantengan estandarizados y que se cumplan los objetivos empresariales.

Estas son algunas herramientas esenciales que toda PMO debería tener—todas están incluidas en ProjectManager.

Software de Gestión de Proyectos en Tiempo Real

El primer paso para cualquier software de oficina de gestión de proyectos eficaz es que funcione en tiempo real, para que puedas ver lo que está ocurriendo a medida que sucede, y los equipos puedan colaborar.

Nuestro software de gestión de proyectos está basado en la nube y se actualiza al instante. Los equipos saben en qué deben trabajar y tú obtienes transparencia en los procesos para mantener los cronogramas de proyecto en marcha.

Vista de Gestión de Portafolios de Proyectos

Las oficinas de gestión de proyectos gestionan muchos proyectos. Estos proyectos no son independientes, la mayoría se complementan entre sí. Por eso, es crucial que el software de oficina de gestión de proyectos tenga una vista de portafolio para poder ver todos los proyectos en una sola pantalla y entender cómo se relacionan entre sí.

Contamos con múltiples vistas de proyectos, como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas, páneles de monitoreo de proyecto, entre muchas otras. Puedes utilizar la función de vista general en la que puedes ver todos tus proyectos a alto nivel. Tienes controles para agruparlos y organizarlos como prefieras, arrastrarlos y soltarlos en carpetas o crear nuevas carpetas para cada cliente que necesite atención más especializada.

Nuestro software ofrece a las PMO tanto vistas amplias como detalladas de los proyectos. Un panel de control de portafolio de proyectos en tiempo real sigue el progreso en seis métricas clave con gráficos coloridos y fáciles de compartir. Obtén datos más detallados con informes automáticos sobre estado, tareas y cronogramas.

Hoja de Ruta de el Portafolio de Proyectos

Aunque una vista de alto nivel es útil para seguir el progreso, si necesitas estandarizar procesos y asegurarte de que cada tarea cumple con los requisitos en todos los proyectos, necesitas datos más detallados.

Con nuestra hoja de ruta de portafolio, puedes ver todos los proyectos que gestionas en tu oficina de gestión de proyectos. Están distribuidos en una línea de tiempo con vista de diagrama de Gantt. Así puedes ver cada proyecto a nivel de tareas, hitos y entregables para usar el filtro del diagrama de Gantt según lo que necesites, ya sea por responsable, gestor del proyecto o cliente. Te ayudamos a hacer previsiones más precisas para la PMO.

Gestión de Recursos

Los recursos de un proyecto incluyen personal, equipos, materiales y más. Y eso es solo para un proyecto. La gestión de recursos a nivel de oficina de gestión de proyectos te ayuda a gestionarlos todos para que los proyectos avancen.

Contamos con una herramienta de gestión de recursos que permite hacer seguimiento, gestionar e informar sobre toda tu portafolio. Tienes visibilidad sobre tus recursos y puedes asegurarte de que están equilibrados, para que cada proyecto tenga lo que necesita, cuando lo necesita. Como nuestro software está en la nube, puedes seguir el rendimiento frente a la estructura de desglose de trabajo planificada y asegurar que todo está en marcha.

Gestión de Carga de Trabajo

La gestión de la carga de trabajo es una ventana a las tareas del equipo para asegurar que no haya desequilibrios. Las cargas de trabajo pueden variar, y si no se vigila quién tiene qué tareas, el equipo puede verse sobrecargado o sin suficiente trabajo—ambas cosas perjudican la productividad y la moral.

Nuestro software te ofrece transparencia sobre la carga de trabajo en todos los proyectos con páginas codificadas por colores fáciles de usar. Puedes ver rápidamente quién está sobrecargado y reasignar tareas desde la misma vista para equilibrar la carga. Así de simple: optimiza los recursos en tiempo real. Ahora puedes tomar decisiones basadas en datos para gestionar mejor a tus equipos en múltiples proyectos.

Gestión de Equipos

Las PMO supervisan muchos aspectos de la organización, desde hojas de ruta con tareas de varios proyectos en una línea de tiempo común, hasta vistas de recursos. Pero el recurso más importante son los equipos, y las oficinas de gestión de proyectos necesitan una herramienta de gestión de equipos que ofrezca transparencia sobre su trabajo.

Nuestra sección de equipo facilita aún más el equilibrio de recursos y asignaciones. Los recursos de tus proyectos aparecen en la página del equipo, con el progreso de las tareas indicado mediante colores. También hay un nivel de prioridad para cada tarea. Puedes filtrar la página por miembro del equipo para tener un control aún mayor sobre los recursos y la carga de trabajo.

Informes para la Oficina de Proyectos

Los informes son una de las herramientas clave para hacer seguimiento del progreso. Puedes ver los proyectos desde un panel de control de alto nivel o profundizar con informes detallados. Los informes mantienen los proyectos en marcha y a los interesados informados.

Se pueden personalizar por cliente, prioridad y mucho más, para mostrar exactamente lo que necesitas ver y mejorar la supervisión de la PMO. Incluso puedes obtener informes específicos para cada proyecto en tu oficina de gestión de proyectos, todos descargables y fáciles de compartir.

Para obtener todas estas herramientas para oficina de gestión de proyectos y más, regístrate para una prueba gratuita de 30 días en ProjectManager.

¿Qué Tipos de Organizaciones Usan una Oficina de Gestión de Proyectos?

Las oficinas de gestión de proyectos se utilizan en distintos tipos de organizaciones. A continuación, te presentamos algunos ejemplos.

Grandes Corporaciones

Las grandes corporaciones implementan oficina de gestión de proyectos para ayudar a estandarizar los procesos de gestión de proyectos entre distintos departamentos. Las oficinas de gestión de proyectos operan a través de diversas unidades de negocio y ubicaciones, por lo que ayudan a garantizar que los proyectos sean coherentes y estén alineados con la estrategia corporativa. Al centralizar cronogramas, recursos y metodologías, una PMO en una organización grande puede mejorar tanto los resultados de los proyectos como los del negocio.

Entidades Gubernamentales

Una entidad gubernamental puede utilizar una oficina de gestión de proyectos para garantizar el cumplimiento normativo, la transparencia y la eficiencia en proyectos que impactan los servicios públicos y los recursos estatales. Dado que operan bajo restricciones presupuestarias y regulatorias, una PMO ayuda a aplicar procesos estandarizados, hacer seguimiento a la asignación de recursos y garantizar la rendición de cuentas. En el entorno gubernamental, las oficinas de gestión de proyectos suelen supervisar programas relacionados con sanidad, educación e infraestructuras.

Empresas Constructoras

Las empresas constructoras utilizan oficina de proyectos para gestionar los complejos requisitos de los proyectos de construcción. Supervisan todas las etapas, desde el diseño hasta la finalización, para asegurar que el proyecto cumpla con plazos estrictos, estándares de calidad y presupuestos. En este sector, una PMO ayuda a coordinar subcontratistas, permisos, compras y asignación de recursos en distintos sitios de obra. También contribuye a estandarizar procesos para reducir errores y mejorar la comunicación entre arquitectos, ingenieros y gestores de proyectos.

Empresas de Servicios Profesionales y Consultoría

Una empresa de servicios profesionales o de consultoría puede utilizar una oficina de gestión de proyectos para asegurar la calidad, coherencia y satisfacción del cliente en distintos proyectos e iniciativas. Estas PMO ayudan a gestionar los plazos, mantener la comunicación con los clientes y coordinar los recursos. También estandarizan metodologías e informes para ofrecer proyectos de mayor calidad que superen las expectativas de las partes interesadas.

Empresas de Tecnología y Software

Las empresas de TI y desarrollo de software emplean una oficina de proyectos para optimizar la gestión de proyectos en entornos de desarrollo dinámicos y de ritmo acelerado. Suelen respaldar metodologías ágiles o híbridas que permiten a los equipos ser flexibles mientras se mantienen alineados con los objetivos generales de la empresa. Supervigilan portafolios de proyectos, recursos y cronogramas para cumplir con los plazos de entrega. En TI, una oficina de gestión de proyectos se centra en la gestión de riesgos, la garantía de calidad y la alineación con los interesados.

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¿Por Qué Necesitas Una Plantilla de Panel de Proyecto?

El panel de gestión de proyectos es tu ventana a todo el funcionamiento del proyecto. Ofrece una vista general de los KPI, o Indicadores Clave de Rendimiento, del proyecto. Piénsalo como un informe de progreso al alcance de tu mano.

Para descargar esta plantilla gratuita de panel de proyecto, haz clic en la imagen.

El panel proporciona vistas de costes, presupuesto, tiempo, estado, carga de trabajo, progreso, riesgos, problemas y cambios, entre otros muchos aspectos del proyecto. Todos esos elementos se recogen en una sola página, y esta página se alimenta de gráficos que muestran los datos visualmente para que el gestor de proyectos los comprenda fácilmente y obtenga una instantánea del estado del trabajo en su ciclo de vida.

Un gestor de proyectos necesita una visión panorámica del proyecto, y el panel de proyecto ofrece la perspectiva ideal, proporcionando a la persona al mando toda la información relevante necesaria para tomar las decisiones adecuadas. El panel de gestión de proyectos gratuito es un documento perfecto para recopilar todos los aspectos del proyecto y tener así una visión clara de su progreso.

El panel de gestión de proyectos también puede utilizarse para crear informes específicos. Puedes centrarte en una de las muchas secciones del proyecto y generar un gráfico desde el panel para una presentación visualmente impactante. Los datos duros están bien, pero si quieres comunicar eficazmente, lo mejor es contar una historia convincente. Una presentación con ayudas visuales, como los gráficos generados por tu panel, tiene más probabilidades de transmitir tu mensaje de forma clara y rápida.

O, si quieres llevar el seguimiento de tu proyecto aún más lejos, abre el panel gratuito directamente en ProjectManager. Sin necesidad de configuración, nuestra plantilla de panel realiza un seguimiento de tus tareas, tareas resumen, tiempo, costes, carga de trabajo y el estado general del proyecto.

Además, ProjectManager ofrece mucho más que un panel. Tu equipo puede trabajar en cinco vistas distintas—diagrama de Gantt, tablero kanban, lista de tareas, hoja de cálculo y calendario—y todos los datos en tiempo real se integran en el panel, actualizándose automáticamente. Comienza con ProjectManager gratis.

¿Cómo Usar Nuestra Plantilla de Panel de Proyecto?

Una vez que hayas descargado la plantilla de panel de gestión de proyectos, es hora de introducir la información del proyecto para empezar a beneficiarte de todas las ventajas que ofrece esta herramienta.

1. Tareas

Tu proyecto está compuesto por tareas. Aquí es donde debes enumerarlas, todas ellas. Una vez que esos datos se hayan introducido en la plantilla, podrás codificarlos por colores para indicar si la tarea está completada, en progreso, no iniciada o atrasada. El gráfico circular también te mostrará el total general y los porcentajes, para quienes prefieren una cifra concreta.

2. Carga de Trabajo

A continuación, tendrás que abordar la carga de trabajo. Este gráfico de barras está compuesto por todos los miembros del equipo, con una línea para el grupo en su conjunto. Su progreso está codificado por colores para mostrar si el trabajo está completo, en progreso, no iniciado o atrasado. Por supuesto, puedes personalizar los colores para que se ajusten a tu proyecto y a la carga de trabajo que necesitas seguir.

3. Duración de las Tareas

Tener una lista de tareas e integrarla en el gráfico de tareas del panel es un buen comienzo, pero añadir otro gráfico que indique la duración de las tareas te ayudará a identificar cuáles están tardando demasiado y requieren más recursos para completarse. Aquí es donde se almacena esa información.

4. Coste

El presupuesto es una de las partes más importantes de la planificación del proyecto, y cuando estés en plena ejecución, es crucial asegurarte de que las estimaciones que hiciste sean precisas. Si no cuentas con un gráfico como este de costes, en el que se calculan las cifras previstas frente a las reales, no tendrás un control financiero del proyecto, lo que puede hacerte perder dinero e incluso comprometer la viabilidad del proyecto.

Lo Que Esta Plantilla de Panel de Proyecto Puede y No Puede Hacer

Utilizar esta plantilla de panel es solo una muestra de lo que un panel robusto puede hacer por tu proyecto. Piénsalo como un puente que te lleva del punto A al punto B, o del escepticismo sobre la necesidad de un panel a registrarte en nuestro software de panel en tiempo real.

Lo Que Esta Plantilla de Panel de Proyecto Puede Hacer

Dado que la plantilla ha sido creada en Excel, puede hacer un monitoreo del proyecto que introduzcas en esa hoja de cálculo. Puedes crear gráficos que se compartan con las partes interesadas. Estos gráficos ofrecen una visión general del proyecto, lo cual siempre es útil.

Lo Que Esta Plantilla de Panel de Proyecto No Puede Hacer

El mayor inconveniente es que esta plantilla no se actualiza automáticamente. Eso significa que tienes que dedicar tiempo y esfuerzo para recopilar los datos, introducirlos y hacer los cálculos para obtener la recompensa de los gráficos fáciles de leer.

Otra limitación es que tienes que hacer copias o imprimir el panel para presentarlo a las partes interesadas, en lugar de simplemente darles acceso en línea. Por último, el panel funciona como una isla. No está vinculado a tus herramientas de planificación, como el diagrama de Gantt, lo que lo hace menos útil de lo que podría ser. Es más parecido a un informe de progreso.

¿Cómo Importar Una Plantilla de Panel de Gestión de Proyectos?

La plantilla gratuita de panel de gestión de proyectos es una herramienta excelente por todas las razones mencionadas, pero puede ser mucho más cuando forma parte de un software de gestión de proyectos robusto como ProjectManager. Entonces, ¿cómo se importa este documento?

ProjectManager ha sido diseñado para convertir estos documentos estáticos en su sistema y, al hacerlo, ofrecerte una plataforma interactiva y colaborativa que te brinda mayor control y visibilidad sobre el proyecto.

Comienza en la página de inicio de ProjectManager y haz clic en el menú “+” en la esquina superior derecha de la página. Luego desplázate hasta la opción de importación, colócate sobre ella y aparecerá una nueva ventana. Elige lo que deseas importar.

Una vez que los documentos de Excel o Microsoft Project se han importado como un nuevo proyecto en ProjectManager, tus datos se cargarán automáticamente en el diagrama de Gantt de ProjectManager. Luego puedes también usar otras herramientas como tableros kanban, listas de tareas, hojas de cálculo y por supuesto, paneles de proyecto.

¿Cómo Usar Un Panel de Gestión de Proyectos en ProjectManager?

Una vez que tus datos estén en ProjectManager, podrás hacer mucho más que simplemente usar una fórmula para sumar columnas. Por ejemplo, no tendrás que invertir tiempo y esfuerzo en crear informes manualmente. Solo tienes que filtrar la información para personalizar el panel que deseas y, con un clic, compartirlo como archivo adjunto por correo electrónico o con tu equipo y partes interesadas en varios formatos.

Otra ventaja de los paneles de ProjectManager es que calculan los datos en tiempo real. Esto es posible porque tu equipo utiliza la plataforma en la nube para registrar sus tareas en cuanto las completan y actualizan sus partes de trabajo, lo que actualiza automáticamente el panel.

Cuando utilizas un panel en ProjectManager, tus datos están siempre actualizados. No necesitas perder tiempo valioso elaborando informes para una presentación. Ofrece una presentación visualmente más atractiva y proporciona un resumen claro e inmediato de los datos que estás presentando. Combina funcionalidad, facilidad de uso y estética, y se puede personalizar fácilmente.

ProjectManager ha sido clasificado en el puesto n.º 1 por GetApp de Gartner en múltiples ocasiones como la mejor aplicación de gestión de proyectos. Estas clasificaciones provienen de usuarios independientes como tú, así que, ¿por qué no lo pruebas y nos cuentas qué opinas? Creemos que estarás de acuerdo en que no hay nada que gestione un proyecto mejor que ProjectManager.

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What Is Resource Management Software?

Resource management software helps project managers keep track of the human resources, raw materials and equipment needed to complete a project. Before we look at a number of tools that claim to be the best resource management software, let’s define the key features a resource management software should provide. Then we’ll get to the best resource management software rankings of 2025.

Best Resource Management Software Features

Resource management is all about obtaining the materials, supplies, equipment, and people needed to execute a project. It involves planning, scheduling, allocating, and managing those resources to best serve the project.

Resource management software should include resource planning, resource forecasting and resource allocation features to ensure teams have what they need when needed. Through resource management tools, projects keep to their budgets and stay on schedule.

• Resource forecasting tools: Using too many resources can be costly and using too few will affect your project schedule and budget. Fortunately, resource forecasting tools can help you gauge your resource requirements so you can determine which resources are truly needed.
• Resource planning tools: Resource planning tools help you ensure your resources are used effectively. That means working with vendors, subcontractors and your own teams, coordinating their work and making sure that your resource utilization aligns with your project plan.
• Resource scheduling tools: Once you know what resources are needed for each task, you’ll need resource scheduling tools to create a resource schedule and a timeline for the procurement and allocation of resources.
• Resource allocation tools: Resource allocation tools help project managers assign specific resources to project tasks, such as assigning tasks to a team member or indicating the equipment that will be needed for a particular project activity.
• Workload management tools: Workload management tools help project managers measure the amount of work that’s assigned to their team members so they can better reallocate project resources.

2025 Best Resource Management Software Rankings

The following are a handful of the best resource management software currently available. One of them should meet your resource management needs.

1. ProjectManager

ProjectManager is a comprehensive project and portfolio management software that tops our list of best resource management software. No other software seamlessly integrates real-time resource management with detailed planning and scheduling. Incorporate planned hours, resource costs and dependencies into your project plans.

Use Gantt charts, kanban boards, dashboards, workload calendars and a comprehensive Team page to manage everything on one platform. Live data gives users greater visibility into their resource schedule, tracking labor costs, workload and task progress in real time. ProjectManager offers a free 30-day trial so you can try it out for yourself.

Schedule & Track Resources with Gantt Charts

Resource planning is one of the more challenging aspects of managing a project. Fortunately, ProjectManager makes it easy to identify and categorize teams, supplies, equipment and other resources for easy planning and scheduling on the Gantt chart. More than that, the Gantt chart schedules resources based on their availability and skillset. As the project progresses, you can monitor costs and workload in real time to keep to your budget and avoid burning out your team.

Set Availability and Balance Workload

Teams are your most valuable resource and you need a resource management tool that knows how busy they are without getting in their way. A color-coded workload chart gives managers transparency into how many or how few tasks are assigned to their team. You can then balance the workload right from that page. When you reallocate resources, though, you need to know your team’s availability, especially if they’re hybrid or remote.

ProjectManager is the best resource scheduling software because it lets you define working days, holidays and planned hours, blocking days and setting parameters to help with task management and project scheduling. You can even filter by project, team or month if you’re using the tool for project portfolio management or program management.

Manage Team Workload and Track Progress

When you’re done with your resource planning and scheduling, switch over the Team page to see specific tasks your team is working on on a daily or weekly basis. This intuitive view sets ProjectManager apart from other resource management software beacuse it allows you to reallocate tasks with a simple drag-and-drop and click into tasks for quick updates. It’s never been easier to manage your team alongside your project plan.

Resource management isn’t just about planning and scheduling; it’s also about tracking resource utilization. ProjectManager has live dashboards (unlike other tools that require time-consuming setup) and one-click reporting for in-depth tracking of workload, availability, timesheets and tasks. Secure timesheets track how long your team is spending on tasks. Plus, when teams update their status, that resource utilization data is shared across the software instantly—even when data is entered via the mobile app.

With these features and others like a sheet view, kanban and more, no software does resource management better than ProjectManager. The best part? You can get started for free right away. Start your free trial of ProjectManager by clicking here. 

Verdict: Best Project Resource Management Software for Project Management

ProjectManager Pros & Key Features

• Built-in time tracking that’s easy to use
• Multiple resource allocation views
• Workload management charts
• Cost tracking dashboards
• Excels at real-time collaboration
• Offers a 30-day free trial
• Has a mobile app for Android and iOS

ProjectManager Cons & Limitations

• Limited customization
• Few native integrations
• No free plan

ProjectManager Pricing

• Team: $14 user/month
• Business: $26 user/month

ProjectManager Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.1/5

Highlighted User Reviews

• “ProjectManager works very well with both large and small-scale projects. Being able to use this with anything from a project involving only two members of staff, to hundreds, has been invaluable.” Peter W – from Capterra
• “We used to manage our projects, resources, and reporting in different systems. Enter ProjectManager. We have consolidated systems and work more efficiently.” Jeffrey M – from Capterra
• “Having the full scope of activities and who is responsible to do it, plus the time tracking is excellent.” Flavio M – from G2
• “It has an excellent accounting system capable of calculating the time that a person has used to develop a task that was assigned to him, I like being able to collaborate with all my colleagues in the Finance sector through ProjectManager.” Jesus C – from G2
• “The UI of the application is user-friendly, and it helps to identify what we are looking for with minimal effort.” Pavan H – from G2

2. Float

Float is a resource management software that’s used by agencies, studios and firms for tracking who is working on what and when.

It can manage more than one project at a time, so you can see all your projects and their competing milestones in a single view, which helps with planning and scheduling. You can monitor your budgets in real time and forecast hours, which helps prevent overspending. The resource management software integrates with Slack, Google Calendar and other apps, which fills in some holes. It excels at capacity management, demand forecasting and skills tracking—making it one of the best resource management software around.

A problem with this resource management software is that if more than one person is using it, things like task names and job descriptions aren’t centrally controlled and can vary as people edit them. While it can help organize resources, it’s missing some vital resource planning features, such as a decent search and a well-designed dashboard. Resource utilization reports are complicated and not visual, which would make them easier to digest at a glance. However, the fact that it can work with multiple projects makes it a good bet for project portfolio or program management.

Verdict: Best Resource Management Software for Portfolio Management

Float Pros & Key Features

• Strong capacity management and demand forecasting
• Offers many integrations
• 30-day free trial
• Mobile app for Android and iOS

Float Cons & Limitations

• Decent resource management tool but not a project management solution
• Missing important project management features such as Gantt charts, dashboards and reports
• Limited feature set

Float Pricing

• Starter: $6 user/month
• Pro: $10 user/month

Float Reviews

• G2 review: 4.3/5
• Capterra review: 4.5/5

Highlighted User Reviews

• “Very adaptable for different project types and team working styles. Visual reporting is easy to digest.” Nancy D – from G2
• “The planning, time tracking and reporting features seem to work in a stable manner.” Alain S – from Capterra

3. Resource Guru

Resource Guru is designed for resource managers and project managers. It’s primarily a project scheduling and resource management software.

With Resource Guru, adding, editing, moving or deleting items in your schedule is fast and simple. You get visibility into resource utilization on its calendar view and a staff time tracker helps you stay updated on vacations, sick days, maternity leave, etc. The calendar syncs to a resource planning dashboard so everyone in the project is on the same page, and visual reports give you data on resource allocation.

Beyond that, this resource management software has limited features. For example, there aren’t alerts or appointment scheduling. There’s also little automation, which would help streamline the process greatly. The reporting feature could be better, and while there are integration workarounds, it’d be nice to have everything working under one roof. But the fact that it keeps your teams on schedule is a resource management win.

Verdict: Best Resource Management Software for Team Resource Visibility

Resource Guru Pros & Key Features

• Good for keeping your team on schedule
• Strong visual reports
• Offers a 30-day free trial
• Mobile project management app for Android and iOS

Resource Guru Cons & Limitations

• Has only one calendar-like view for resource planning, project scheduling and workload management
• Lack of project planning and scheduling tools such as Gantt charts or kanban boards
• Limited reporting, only offers reports on resource allocation

Resource Guru Pricing

• Grasshopper: $4.16 user/month
• Blackbelt: $6.65 user/month
• Master: $10 user/month

Resource Guru Reviews

• G2 review: 4.6/5
• Capterra review: 4.7/5

Highlighted User Reviews

• “We schedule our own crews and subcontractor crews with this tool and it works extremely well.” Tonya D – from G2
• “We use Resource Guru to manage the utilization/booking of our research facilities. This works well for us as we have a small number of facilities we manage.” Steve B – from Capterra

4. Kantata

Kantata is the merger of Mavenlink and Kimble Applications. It aims to help users staff teams, respond to changes in their projects and deliver better operational performance.

Kantata offers project management and resource management features for small, medium and large businesses in IT services, engineering and other industries. It’s an easy-to-use, intuitive tool with good reporting features.

However, it can be complicated when trying to navigate integrations. The integration tool is poorly designed. While Kantata does have resource management tools that are fairly good at what they do, the price tag isn’t cheap. If your business is operating on a tight budget, then you might want to look elsewhere. On top of that, setup is a problem and will likely send users to customer support for assistance.

Verdict: Best Resource Planning Software for Reporting

Kantata Pros & Key Features

• Multiple task management Tools
• Intuitive and easy to use
• Resource utilization dashboards

Kantata Cons & Limitations

• User experience could be improved by making the software more intuitive
• Lacks basic project management features like Gantt charts, kanban boards or project dashboards
• Not ideal for task or project management due to limited functionality
• Doesn’t have a mobile project management app

Kantata Pricing

• Custom pricing depends on company information

Kantata Reviews

• G2 review: 4.2/5
• Capterra review: 4.2/5

Highlighted User Reviews

• “The best thing about Kantata is that I can see budgets and time entries in real-time.” Rachel S – from G2
• “The time tracking and resource allocation features are very well integrated into the system.” Hussain A – from Capterra

5. Monday.com

Monday.com is known more as a task management app but has a resource management template that helps you plan your asset allocation.

There are many workflow views and you can use Gantt charts and kanban boards to import the template. A map view allows you to locate assets and displays the status of your resources in a dashboard-like setting, including financial data.

But, as noted, Monday.com is primarily used for task management and that’s where it excels—not as resource management software. There’s also the pricing structure, which keeps the resource management features you want behind a higher subscription rate. Tracking time and expenses aren’t easy and the mobile app is limited in terms of what it can do. Add integration problems and suddenly Monday.com looks like the worst day of the week.

Verdict: Best Resource Planning Software for Task Management

Monday.com Pros & Key Features

• Multiple workflow views
• Excels at tracking financial data
• Offers a 14-day free trial
• Mobile project management for Android and iOS

Monday.com Cons & Limitations

• Better suited for task and workflow management than for resource management
• Very limited resource reporting features, dashboards lack detail
• Cost and budget tracking features aren’t automated and require manual editing

Monday.com Pricing

• Free: $0 user/month
• Basic: $8 user/month
• Standard: $10 user/month
• Pro: $16 user/month

Monday.com Reviews

• G2 review: 4.7/5
• Capterra review: 4.6/5

Highlighted User Reviews

• “We used to have a mess of excel sheets and emails but now everything’s in one place.” Laura A – from G2
• “It is overall a great product but it requires a lot of setup initially to take advantage of all its functions and features.” Ana D – from Capterra

6. Runn

Runn is resource management software that helps with forecasting and assigning human resources. It’s a flexible and intuitive app that helps users integrate project information from your CRM and financial systems. You get an overview of what people are doing and their capacity, the projects they’re working on and their availability. You can reallocate overtasked resources and see the financial impact of that action.

However, this is strictly a resource management software. If you’re looking for task management or other project management features, then you’re going to have to use Runn in conjunction with other project management tools. In terms of resource management, it can be frustrating, especially if you’re not estimating for projects beforehand. Also, because of the extensive modeling and planning features, setup is time-consuming.

Verdict: Best Resource Management Software for Forecasting

Runn Pros & Key Features

• Strong capacity planning features
• Flexible and intuitive
• Offers a 14-day free trial
• Mobile project management for Android and iOS

Runn Cons & Limitations

• Missing many project management features such as Gantt charts, kanban boards, task lists or project dashboards
• Limited resource management features
• Overly simplistic reports that lack detail

Runn Pricing

• Pro: $10 user/month
• Enterprise: Contact sales for customized pricing

Runn Reviews

• G2 review: Not enough reviews, fewer than 50
• Capterra review: Not enough reviews, fewer than 50

Highlighted User Reviews

• “Runn works well for our organization because it’s inexpensive, cloudbased, and meets our scheduling needs as project managers.” David B – from G2
• “This tool was so simple to implement, and it’s easy to use to track what projects our resources are working on now and in the future.” Joyce K – from Capterra

7. Wrike

Wrike combines project management with a real-time workspace. It’s a popular software option but only the most expensive plans include resource management features.

This software lets you create and customize multiple dashboards that can then be shared with teams. There are nice risk features that help you predict and manage them if they show up in a project. Also, the tool has a lot of collaborative features, allowing teams to stay in contact with automated responses.

Of course, a lot of these advantages aren’t related to resource management, which as we wrote, can only be accessed for a substantial investment in the resource management software. This can be a no-sale for mid-sized companies, especially as there are less expensive alternatives available. Also, integrations were slow to deliver alerts, such as Outlook, which is a problem.

Verdict: Best Resource Management Software for Risk Management

Wrike Pros & Key Features

• Customizable dashboards
• Strong collaboration features
• Offers a 14-day free trial
• Mobile project management for Android and iOS

Wrike Cons & Limitations

• The Gantt chart functionality is very limited and the user interface is outdated
• Lack of project and resource management reports
• Limited cost and budget tracking features

Wrike Pricing

• Free: $0 user/month
• Team: $10.00 user/month
• Business: $25.00 user/month

Wrike Reviews

• G2 review: 4.2/5
• Capterra review: 4.4/5

Highlighted User Reviews

• “Wrike has become essential in my day and keeps me organized and on top of my tasks.” Paige T – from G2
• “Productivity has been enhanced by removing essential but repetitive chores.” Denise S – from G2

8. Smartsheet

Smartsheet is software that takes the spreadsheet and supersizes it. The software is relatively inexpensive and there’s a free forever plan. The tool is also highly customizable, with powerful analytics and reporting tools. There are a lot of templates to get you started, including ones for human resources. It features collaborative tools, automation and real-time reporting.

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What it doesn’t have, unless you pay for add-ons, is time tracking and resource management software. Maybe you’d be willing to pay extra, but the software even at its simplest is hard to use. There’s a steep learning curve to clear just to get any advantage out of it. Plus, pages don’t update in real time, which can mean you’re working on outdated data.

Verdict: Best Resource Management Software for Spreadsheet Users

Smartsheet Pros & Key Features

• Analytics and reporting
• Highly customizable
• Offers a free 30-day trial
• Has a mobile app available for Android and iOS

Smartsheet Cons & Limitations

• Relies too heavily on spreadsheets
• Limited resource management functionality
• It requires the use of formulas which is not ideal for most users

Smartsheet Pricing

• Pro plan: $9 user/month
• Business plan: $19 user/month

Smartsheet Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

Highlighted User Reviews

• “Smartsheet has allowed me to take my to-do list and run with it in a way that I didn’t think would be possible.” Victoria W – from G2
• “I like that Smartsheet has a lot of different functions. It can be used for project management, inventory or event planning.” Lauren M – from Capterra

9. Silverbucket

Silverbucket is a resource planning tool for projects that is user-friendly and helps to plan and allocate resources.

It allows you to avoid conflicts and manage loads and capacity. Projects, people and capacity planning all are monitored within a single view, so resource scheduling decisions are based on hard data, which leads to greater profitability. There’s a filtered search, which is helpful, and skill tracking for team members. Plus, it integrates with many other project management apps.

Some issues include that the resource management software doesn’t have drag-and-drop functionality, which can make it a bit clunky to use. The resource planning dashboard is less than ideal, and you have to click to get data on team members’ allocation. Resource allocation reporting is problematic, too, and leaves a big hole in the software that hopefully will get filled in one day. For all its shortcomings, we did appreciate the ease with which it integrated with other project management apps.

Verdict: Best Resource Management Software for Capacity Planning

Silverbucket Pros & Key Features

• Integrates with many project management apps
• User-friendly interface
• Offers a free 30-day trial

Silverbucket Cons & Limitations

• Outdated user interface
• Cost tracking reports are not robust enough for project management
• Overall limited resource management functionality
• Not a good resource management software for small teams
• Doesn’t have a mobile app

Silverbucket Pricing

• Resource Planning: 9.10€ user/month, only available for 30 users or more

Silverbucket Reviews

• G2 review: Not enough reviews, fewer than 50
• Capterra review: Not enough reviews, fewer than 50

Highlighted User Reviews

• “Silverbucket user interface is intuitive and straightforward.” Pirkka L – from G2
• “It has given us more reliable data to be able to manage our business and enable global resource planning possibilities in the future.” Kate P – from Capterra

10. Birdview

Birdview PSA is a resource management software for midsize to enterprise-level teams. It’s used in projects ranging from marketing, IT, operations and software development to professional services.

This software automates your workflows, which saves time. Teams can automatically create template-driven projects or tasks based on available resources and incoming requests. Birdview PSA by Easy Projects offers a more visual resource planning and project reporting user interface. It has team collaboration tools, Gantt charts and kanban boards, making it more of a full project planning solution.

However, Birdview PSA might not be the best project management software for team communication or collaboration. For example, if two people are working on a task and one finishes because they still receive notifications until the other completes the assignment. There have been issues with resource allocation reporting, as well, as project stakeholders don’t get the full Gantt chart view unless they have a license. While there were some dings, the overall visual style was very appealing and made using this project resource management software fun and functional.

Verdict: Best Resource Management for Service Delivery Teams

Birdview Pros & Key Features

• Workload balancing and automation
• Ideal for visual resource planning
• Has a 30-day free trial
• Has a mobile project management for Android and iOS

Birdview Cons & Limitations

• Outdated, non-intuitive user interface
• Gantt chart lacks resource allocation and scheduling features
• Project management tools like Gantt charts and kanban boards don’t allow tracking costs at the task level

Birdview Pricing

• Lite: $9 user/month
• Team: $24 user/month

Birdview PSA Reviews

• G2 review: 4.2/5
• Capterra review: 4.5/5

Highlighted User Reviews

• “Birdview is an easy tool to use to manage projects with multiple users.” Cassie H – from G2
• “Birdview has changed my working experience. It helps me stay on top of tasks in a timely manner and keeps everything in one place.” Paige A – from Capterra

11. Paymo

Paymo is a resource management app that helps to align teams and keep them engaged. Its resource scheduling works with features on project planning, time tracking and invoicing.

There are task management tools for managing team capacity, workload and availability and automatic ghost bookings based on task dates that were already added to the project plan. Other key features include Gantt charts and timesheets that track planned vs. actual work time.

Users have complained about the steep learning curve of using this resource management app. But even if you take the time and put in the effort to learn how to use it, there are limits that might have you seeking more robust resource management tools. For example, the dashboard is more geared for invoicing than resource management. There’s a web task timer, which is great for managing remote workers, only it doesn’t detect idle time or automatically shut off when left running, which can cause some discrepancies with your team.

Verdict: Best Resource Management Software for Payment and Invoicing

Paymo Pros & Key Features

• Modern, visually appealing user interface
• Track planned vs. actual data
• Offers a 15-day free trial
• Mobile project management app for Android and iOS

Paymo Cons & Limitations

• Limited resource management reporting features
• It’s hard to export data to other software, files can only be exported as PDF or PNG
• Steep learning curve, requires onboarding and training

Paymo Pricing

• Free: limited features for a maximum of 10 users
• Starter: $5.90 user/month
• Small Office: $10.90 user/month
• Business: $16.90 user/month

Paymo Reviews

• G2 review: 4.6/5
• Capterra review: 4.7/5

Highlighted User Reviews

• “Paymo has all the capabilities that allows me to save time by automating project and task management procedures.” Larry K – from G2
• “I like the way Paymo has been designed. With its straightforward menu sidebar, it’s easy to access everything your business needs quickly and easily.” Jamie Lee J – from G2

12. Forecast

Forecast is a resource management software used throughout the world mostly in the professional services, agency, consulting and software sectors.

Some of its benefits include the fact that it offers real-time data that can help companies with enterprise resource planning and improve KPIs. It’s one of the new crops of tools that applies AI to help with resource scheduling and selecting team members who are most suited to working on a particular task or project.

As with many of the options on our 2025 best resource management software list, Forecast can be difficult to use. One of the major deficits is the lack of reporting tools, which means poor tracking and difficulty learning from the lessons of past projects. Some users praise it as a forecasting tool but criticize the project visualization that gets confusing when dealing with larger teams in bigger organizations. Finally, the software is suited for more traditional ways of working with resource management and those creative industries or teams who work in an agile project management methodology tend to be frustrated by the tool.

Verdict: Best Resource Management Software for AI Automation

Forecast Pros & Key Features

• Ideal for enterprise teams
• Resource scheduling through AI
• Offers a 14-day free trial
• Project management app for Android and iOS

Forecast Cons & Limitations

• High-priced alternative with a minimum of 20 users
• The software is more focused on automating features through AI than optimizing the user experience
• Limited resource allocation and cost management functionality

Forecast Pricing

• Contact sales for customized pricing

Forecast Reviews

• G2 review: 4.2/5
• Capterra review: 4.5/5

Highlighted User Reviews

• “Multiple ways to record time and view tasks without overcomplicating the process.” Kieran S – from G2
• “It is an affordable tool that centralizes management making boosting productivity easy.” Marjo M – from G2

13. Hubstaff

Hubstaff is a resource management software designed for agile project management. In fact, the whole tool is based on an agile methodology to foster team collaboration and communication.

Its visual user interface is certainly going to attract the agile crowd, and kanban features will keep them happy. It’s easy to use and has multiple task management features, including Gantt charts, for resource planning. Customizable workflows help teams know that all their tasks are being worked on.

The problem with this resource management app that targets agile users is that its kanban boards have no work-in-progress (WIP) limits, swimlanes, custom fields or image previews in the board view. This is sure to turn off agile enthusiasts. Another fault of the software is its lack of integrations. Most organizations want their resource management tool to seamlessly integrate with other project management apps that they use. Not having this function or a very limited one might be a deal-breaker.

Verdict: Best Resource Management Software for Agile Teams

Hubstaff Pros & Key Features

• Easy to use
• Customizable workflows
• Offers a 14-day free trial
• Mobile project management for Android and iOS

Hubstaff Cons & Limitations

• Missing key project management features such as Gantt charts or kanban boards
• Not a good alternative for project management, geared towards time tracking and employee payroll management
• Limited work management functionality

Hubstaff Pricing

• Starter: $4.99 user/month
• Grow: $7.50 user/month
• Team: $10.00 user/month
• Enterprise: $25.00 user/month

Hubstaff Reviews

• G2 review: 4.5/5
• Capterra review: 4.6/5

Highlighted User Reviews

• “Hubstaff is highly user-friendly and straightforward, making time tracking a natural part of my daily routine.” Janna A – from G2
• “Hubstaff is a fantastic tool for time tracking, payroll, and productivity monitoring.” George S – from G2

14. Ganttic

Ganttic is an online resource management software that is ideal for portfolio management.

Ganttic Key Features

Ganttic visualizes tasks in a matrix, which gives users a fully customized view of the project. Not only can you brainstorm, plan and allocate tasks to your team, but also track resource utilization on your dashboard. While excelling at workload and resource management, it also has portfolio optimization and can help you pick the right resources for the job along with the right projects for your organization.

That’s a lot of resource management features, but it takes a lot of time to get there. Setup is long due to all the personalizing of unique client data required. It’s also not the easiest resource management software to use. For example, there’s no click-and-drag punctuality to move an allocated block of time around the timeline. It can also be problematic on some web browsers, such as Chrome. You can’t create a draft that is private until published, which might turn off some potential users. Some users complained about the complexity of its time-tracking and task-management tools. There are still some bugs in the user interface, but that’s par for the course and shouldn’t deter those who like the portfolio features.

Verdict: Best Resource Planning Software for Gantt Charts

Ganttic Pros & Key Features

• Visualizes tasks
• Strong project portfolio management tools
• Offers a free 10-day trial

Ganttic Cons & Limitations

• Mobile app is only available for premium users
• It’s a very limited tool that relies on a Gantt diagram view for most actions
• Poor project and resource management reporting features

Ganttic Pricing

• Up to 10 resources: $0 per month per resource
• Up to 20 resources: $25 per month per resource
• Up to 50 resources: $59 per month per resource
• Up to 150 resources: $149 per month per resource
• Up to 250 resources: $229 per month per resource
• Up to 500 resources: $379 per month per resource
• Up to 1000 resources: $599 per month per resource
• Up to 1500 resources: $790 per month per resource

Ganttic Reviews

• G2 review: 4/5
• Capterra review: 4.3/5

Highlighted User Reviews

• “Ease of use, once you learn the Ganntic way of doing things.” Nathan R – from G2
• “Our planning and resource management is made easy with the adoption of Ganttic.” Thomas K – from Capterra

15. eResource Scheduler

eResource Scheduler is an enterprise resource management software that’s designed for managing resource utilization, scheduling and tracking across departments and business units within an organization.

This software helps you allocate resources and manage your team’s workload with simple tools such as workload charts, project calendars, timesheets and cost-tracking reports. It allows for effective resource mapping and has a skill matrix to pair the right team members with the right resources and projects.

However, the simplicity of this software is a drawback when it comes to meeting the needs of a project management team. It lacks many project management tools such as kanban boards, status reports or project dashboards. In addition, its existing project management tools such Gantt charts lack some of the more advanced features such as identifying task dependencies, managing the critical path or tracking costs at the task level. In general terms, it’s a tool that’ll help you with some aspects of resource management, such as tracking resource utilization or capacity reporting, but it’s not a fully featured resource management software for professional project management.

Verdict: Best Resource Management Software for Beginner Project Managers

eResource Scheduler Pros & Key Features

• Ideal for project managers and team leaders who need basic resource management tools
• Easy-to-understand features and simple user interface
• Allows team leaders to assign hourly rates to each employee
• Has timesheets to keep track of labor costs

eResource Scheduler Cons & Limitations

• Its feature set might not be a good fit for many organizations
• Not designed for project management
• Confusing pricing structure

eResource Scheduler Pricing

• Scheduling Module: $5.00 resource/month
• Scheduling Plus: $2 resource/month
• Timesheets Module: $4 resource/month
• Financial Module: $3 resource/month
• Authentication Plus: $1.60 resource/month

eResource Scheduler Reviews

• G2 review: Not enough reviews, less than 50
• Capterra review: Not enough reviews, less than 50

Highlighted User Reviews

• “This software captures all the possible information about all resources in a central database which makes the identification of the resources easy.” Nikita S – from G2
• “The visual display is very helpful. Clear and easy to see gaps. The ability to export data allows us to present information in ways that suit our needs.” Brooke F – from Capterra

16. Saviom

Saviom is an enterprise resource management software that helps with workforce planning, project management and workflow automation. It serves companies across industries such as construction, IT and engineering.

Saviom has features such as resource utilization charts, workload dashboards and resource scheduling calendars. These and other tools make Saviom a decent resource management tool for assessing your team’s workload, scheduling work or allocating resources for a project.

However, Saviom falls short as a project portfolio management tool as it lacks many of the features that project managers or project management offices (PMOs) need, such as project portfolio management roadmaps, dashboards and status reports. On top of this, Saviom has an outdated user interface, which offers a subpar user experience when compared with most of the resource management software alternatives in this list. In summary, Saviom helps with resource planning, allocation and tracking at the team level, but has significant drawbacks when evaluated as a project portfolio management software for project managers and PMOs.

Verdict: Best Resource Management Software for Workforce Planning

Saviom Pros & Key Features

• Good for managing organizational resources and workflows for every day operations management
• Resource estimation, planning and scheduling tools
• Capacity planning and resource utilization reports

Saviom Cons & Limitations

• Outdated user interface which results in a poor user experience
• Project dashboards and reports are resource-centric, missing other aspects of project management
• Lack of project planning, scheduling, tracking and reporting features

Saviom Pricing

• Contact sales for customized pricing

Saviom Reviews

• G2 review: Not enough reviews, less than 50
• Capterra review: Not enough reviews, less than 50

Highlighted User Reviews

• “Overall, it has robust forecasting capabilities that help anticipate future resource needs.” Puja K – from G2
• “It makes it easy for us to manage resources and utilization across multiple discipline teams over three offices.” Tony L – from Capterra

17. Celoxis

Celoxis is project management and resource management software that is designed to help organizations plan, track and manage resources, projects and workflows. It effectively allocates and tracks resources, allowing users to manage both human and nonhuman resources. Users can create detailed schedules, allocate resources to specific tasks and adjust workloads based on availability and skill set. There are real-time insights into resource utilization to help project managers use those resources efficiently and effectively. Robust reporting and analytics, including customizable dashboards, track resource performance, workload and allocation.

With all those features, it will come as no surprise that the tool has a complex user interface. That means users will have to set aside time for training, even more so if they’re beginners without familiarity with project management software. There’s also a high initial setup cost. This resource management software can be expensive for small businesses and startups. The upfront cost, especially for on-premise deployment, can be a barrier for some organizations. While there is a mobile app, it’s not as comprehensive as the desktop version. The lack of features will limit flexibility for managing resources on the go. The reporting features are robots, but can be challenging to create custom reports or dashboards without significant setup or experience with the system.

Verdict: Best Resource Management Software for Advanced Scheduling

Celoxis Pros & Key Features

• Allocates and tracks all resources
• Adjust workloads based on availability and skill set
• Real-time resource utilization and availability tracking
• Customizable dashboards and reports

Celoxis Cons & Limitations

• Complex user interface
• High initial setup cost
• Limited mobile functionality
• Complex reporting features

Celoxis Pricing

• Essential: $25 user/month (billed annually)
• Professional: $35 user/month (billed annually)
• Business: $45 user/month (billed annually)
• Enterprise: contact sales

Celoxis Reviews

• G2 review: 4.5/5
• Capterra review: 4.4/5

Highlighted User Reviews

• “It offers a wide range of features, including task management, resource allocation, time tracking, and reporting.” Rajkumar M – from G2
• “I use it everyday to log my time and view project progress.” Kay M – from Capterra

18. Planview

Planview is resource management software designed for project portfolio management. It has advanced resource management capabilities to allocate, track and optimize the use of human and nonhuman resources across multiple projects and teams. It helps ensure that resources are available when needed and that workloads are balanced. Users get real-time visibility into resource utilization, helping to prevent overloading or underutilization of resources. There’s also advanced forecast and capacity planning to predict future resource needs.

Users complain that the user interface is complex and sometimes overwhelming. Its wide range of features can make it difficult to navigate and fully understand. Users, especially beginners, should seek out training. Onboarding can be time consuming. Clearing those hurdles might be easier than the price tag. This is expensive software, particularly for small-to-mid sized businesses. The licensing and subscription fees can be a significant financial burden. There’s no free plan or free trial to test out the software, either, which might be a hard no for potential customers.

Verdict: Best Resource Management Software for Portfolio Analysis

Planview Pros & Key Features

• Resource management for portfolios
• Balances workloads
• Real-time resource tracking and utilization
• Resource forecasting and capacity planning tools

Planview Cons & Limitations

• Complex user interface
• Steep learning curve
• Costly, especially for small organizations
• No free plan
• No free trial

Planview Pricing

• Contact sales for pricing information

Planview Reviews

• G2 review: 3.6 / 5
• Capterra review: 4.1 / 5

Highlighted User Reviews

• “Planview provides my team with a platform that is intuitive to manage and organize tasks and projects effectively.” Tetiana B – from G2
• “When Planview finances are working properly I really enjoy the options for financial analysis across different projects.” Kelly C – from Capterra

19. Rocketlane

Rocketlane is resource management software that’s purpose-built for client onboarding and professional services teams, offering a unified platform that combines project management, resource planning and collaboration tools. Its resource allocation features allow managers to assign work based on availability and skill sets, helping optimize team utilization. Real-time insights into workload and project timelines make it easier to forecast capacity and avoid bottlenecks. Rocketlane also includes time tracking and billing features, streamlining project delivery and ensuring transparency with clients.

However, Rocketlane may fall short for teams outside of its niche. Its focus on client-facing project workflows means the platform may not offer the depth or flexibility needed for internal IT, product development or engineering teams. Some users also report that the interface, while functional, can feel unintuitive or clunky when handling complex projects with many dependencies. Integration options, though improving, are not as extensive as those found in more mature platforms, which could limit its adaptability in diverse tech environments. As a result, Rocketlane is excellent for its intended audience but might not be the best fit for broader or more technical use cases.

Verdict: Best Resource Management Software for Client Onboarding

Rocketlane Pros & Key Features

• Assign work based on availability
• Optimize team utilization
• Real-time workload

Rocketlane Cons & Limitations

• Not built for IT, product development, engineering or other non-facing users
• Clunky interface
• Intuitive user experience

Rocketlane Pricing

• Essential: $19 per team member/month billed annually
• Standard: $49 per team member/month billed annually
• Premium: $69 per team member/month billed annually
• Enterprise: $99 per team member/month billed annually

Rocketlane Reviews

• G2 review: 4.7/5
• Capterra review: .7/5

Highlighted User Reviews

• “The project planning features are excellent, especially for keeping everything organized and tracking deadlines across multiple teams.” – Mary Ellen O., from G2
• “The ability to integrate with Salesforce and have multiple templates for various project types. When using the templates it’s easy to tailor them to our customers’ needs.” – Tony G., from Capterra

20. Scoro

Scoro is resource management software that offers an all-in-one solution that combines project planning, time tracking, billing, CRM and resource scheduling into a unified interface. Its resource management features allow teams to visualize workloads, allocate resources efficiently, and track availability in real time. Scoro’s built-in reporting and dashboard tools provide deep insights into team performance, project profitability and resource utilization, making it especially valuable for agencies and professional service firms. Its integration with popular tools and scalable design makes it adaptable for both small teams and larger enterprises.

On the other hand, Scoro can be the worst choice for some organizations due to its steep learning curve and relatively high cost compared to simpler alternatives. Users new to project or resource management may find the platform overwhelming, as it bundles many features that require significant configuration to use effectively. Additionally, smaller teams or businesses with basic needs might find they’re paying for more functionality than they use. Limited flexibility in customization and occasional interface sluggishness can also hinder productivity. For teams seeking a lightweight, easy-to-adopt resource management solution, Scoro may feel like overkill.

Verdict: Best Resource Management Software for CMR

Scoro Pros & Key Features

• Track availability in real time
• Built-in dashboard and reporting
• Integrates with popular tools

Scoro Cons & Limitations

• Steep learning curve
• High cost
• Limited customization

Scoro Pricing

• Core: $19.90 per user/month billed annually
• Growth: $32.90 per user/month billed annually
• Performance: $9.90 per user/month billed annually
• Enterprise: contact sales

Scoro Reviews

• G2 review: 4.5/5
• Capterra review: 4.6/5

Highlighted User Reviews

• “The downside is that attaching files can sometimes be challenging.” – Ryan M., from G2
• “Effortless teamwork, timely expense monitoring, and expertly crafted spending plans. Automated document flow for invoices and estimates.” – Maddie B., from Capterra

What’s the Best Resource Management Software for You?

There are many resource management software choices. The right one for you depends on what you’re looking for in a resource management tool. Some projects aren’t going to be as resource-rich, but most projects require a lot of resources and that means a lot of management.

Getting a resource management tool that helps you plan, schedule and allocate resources is crucial. Having one that’s online and provides you with real-time data to track your resources is even more important, especially in the 2025 working environment. Still, these are just some of the basic aspects you should consider when choosing a resource management tool for managing projects and teams.

Besides the feature set, don’t forget to factor in other attributes of resource management software such as the user experience, learning curve, pricing and customer service, as these things might make a difference as you implement the software in your organization.

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ProjectManager is the one-stop shop for all your project management needs. Its online software has the most up-to-date data possible, so your resource management is in real-time. ProjectManager’s resource management is part of a larger project management suite of tools that control your entire project from planning to monitoring and reporting. See how it can manage resources on your next project by taking this free 30-day trial today.

The post 20 Best Resource Management Software of 2025 (Free & Paid) appeared first on ProjectManager.

What Is the Best Project Management Software?

That’s not an easy question to answer because what’s best for a project depends on the industry, project management methodology, the work style of the team and many other factors.

However, we’ve sampled the best project management software products and rated each according to what they do well and where they’re lacking for both project managers and teams. This shows which project management software is the best fit for the work.

What Key Features Make the Best Project Management Software?

These are some of the main project management tools to look for when choosing project management software for teams.

• Project planning and scheduling: Plan how the project will be executed and make a project schedule
• Team collaboration: Communicate with teams and work together using online tools such as file sharing, document management and team messaging
• Task management: Assign tasks to team members and track their progress Gantt charts, kanban boards or task lists to schedule and manage tasks
• Resource management: Allocate resources, estimate their costs and monitor your resource availability
• Time tracking: Log the time the team spends working on project tasks using tools like timesheets and dashboards
• Cost management: Estimate costs to make a budget and then use timesheets and project dashboards to track costs
• Project tracking: Monitor progress, costs and more to ensure that the actual effort is aligned with the planned effort
• Project reporting: Make project reports to keep stakeholders informed on project progress
• Work management: Balance how workload is distributed among the team
• Mobile app: Project management apps are ideal for connecting teams out in the field

Now that we know what project management is and the features essential for getting the most out of project management software, let’s take a look at the top 17 project management software solutions on the market.

2025 Best Project Management Software Rankings

Many project management tools on the market sell themselves as the go-to solution. But how do they measure up to the task? We’ve thoroughly reviewed different types of software for project management, including:

• Agile project management software
• Construction project management software
• Project planning software
• Project scheduling software
• Project tracking software
• Project portfolio management software
• Best open-source project management software

We’ve reviewed the best—here are our top picks.

1. ProjectManager

ProjectManager is an award-winning project management software that organizes teams and projects from initiation to closure. It helps plan, schedule, execute, monitor, balance resources and workload, track and report on projects in real time.

Since the tool is cloud-based, all of the features are accessible anywhere there’s an internet connection. Teams can collaborate by sitting next to one another, or on opposite sides of the globe. Automated email notifications and in-app alerts notify other team members when there’s a new task comment or update. There’s even a free trial so you try it for yourself.

Plan with Gantt Charts

No project management software worth the investment lacks the workhorse of traditional project management, the Gantt chart. ProjectManager has taken the Gantt chart into the new century, allowing teams to build, edit and share project plans. The Gantt acts as a visual project timeline while linking dependencies, creating milestones and even filtering for the critical path. Users can manage resource costs and other budget components. When a plan is finalized, setting a baseline means that project managers can track project variance in real time to keep their project on schedule and within budget.

Automate Workflows Over Multiple Views

Another reason that ProjectManager tops our list of best project management software is that it automated workflows to streamline business processes. By setting up triggers that automate actions, teams are free to focus on more important work. There’s even a task approval setting to ensure that work never fails to meet quality expectations. The automated workflow is available on all project views, from Gantt charts and sheets to kanban, list and calendar views. This is important as project managers, designers, account executives, customer service, stakeholders, et al., use different tools. With ProjectManager, they can work how they want and stay connected to everyone in the project to work better together. This flexibility allows for unrivaled productivity.

Track & Report with Dashboards

Of course, without a way to monitor the project, all of the automation and project views in the world won’t deliver success. But ProjectManager is project management software that has multiple windows into project progress and performance all in real time. A live dashboard captures project data, calculates it and displays six metrics including time, task, workload, costs, etc. Unlike other project management software, there’s no setup required to get a high-level view of the project whenever you want.

Create Reports in Minutes

Reporting is another integral facet of project management software. Reports can provide valuable real-time data to help managers make better decisions and they’re key to staying on schedule and managing stakeholder expectations. ProjectManager has customizable reports for project and portfolio status, tasks, timesheets and more. They can be filtered to show details for project managers or a more general overview for stakeholders. Plus, it’s easy to share reports in a number of formats.

Track Costs & Resources with Timesheets

Don’t overlook the importance of resource management tools that balance team workload to keep them working at capacity. ProjectManager has secure timesheets to track time on tasks, streamline payroll and tools to see team availability when making assignments. There’s an online file storage and global search that turns project management software into the project hub. With so many noteworthy features, those looking for software that meets their project needs should get started with ProjectManager for free.

Verdict: Best Project Management Tools for Planning, Scheduling and Tracking Projects Across Industries

ProjectManager Key Features & Benefits

• Offers a wide variety of tools for managing tasks, projects and workflows
• Resource management and cost-tracking features
• Online team collaboration solution
• Ideal for construction, manufacturing and professional services teams
• Mobile app for Android and iOS
• Free trial

ProjectManager Cons & Limitations

• Limited customization features
• Few native integrations
• No free plan

ProjectManager Pricing

• Team plan: $13 user/month
• Business plan: $24 user/month

ProjectManager Reviews

• Does ProjectManager offer a free trial? Yes, there’s a 30-day free trial
• Does ProjectManager have a mobile project management app? Yes, it’s available for Android and iOS

2. Smartsheet

Smartsheet is a popular project management tool that bills itself as a productivity booster. It’s easy to use and flexible enough to manage projects of different sizes. It features a Gantt chart and kanban boards as well as a dashboard to get a big-picture view.

Related: Free & Paid Smartsheet Alternatives Ranked

Like most project management software tools, Smartsheet fosters collaboration, but it comes with a high price tag. Some features are missing, even though it’s an otherwise thorough tool. For instance, there are no time-tracking capabilities.

Verdict: Best Project Management Tools for Switching from Spreadsheets

Smartsheet Key Features & Benefits:

• Ideal for switching from spreadsheets to project management software
• Files can be exported in a variety of formats which facilitates sharing them across platforms and devices
• Runs on Windows and Mac computers
• Free trial and free plan
• Mobile app for Android and iOS

Smartsheet Cons & Limitations:

• Most of its project management tools are spreadsheet-based which is not ideal
• Users need to learn formulas unique to this software, which are hard to learn for most users
• Limited resource management features
• User interface isn’t ideal for program or portfolio management as it becomes cluttered and hard to navigate
• Limited project reporting features

Smartsheet Pricing

• Pro: $7 per user/month (maximum of 10 users)
• Business: $25 per user/month (minimum of 3 users)

Smartsheet Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

3. Wrike

Wrike positions itself as an agile project management software. It organizes tasks, facilitates collaboration with file sharing and keeps track of progress. They have Gantt charts, reporting and security features. What distinguishes the tool is its three-pane view, which shows a dashboard, an individual or new task and all tasks and subtasks.

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That three-pane view can be a deficit, though, as it can be hard to navigate and onboard teams. Its project tracking is limited, which can be frustrating when trying to keep to your schedule and budget. Like many of the more commercially branded products, Wrike can be expensive.

Verdict: Best Marketing Project Management Software

Wrike Key Features & Benefits:

• Allows users without a license to view projects, which helps update stakeholders on project progress
• Offers multiple project management tools for planning and scheduling
• Free trial
• Mobile app for Android and iOS

Wrike Cons & Limitations:

• High user minimums for all its pricing plans
• Can be hard to navigate due to its non-intuitive user interface
• Its project management tools like Gantt charts lack resource management or cost-tracking features
• Limited project tracking and reporting functionality

Wrike Pricing

• Pro: $7 per user/month (maximum of 10 users)
• Business: $25 per user/month (minimum of 3 users)

Wrike Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

4. Monday

Monday is a tool that connects teams so that they can execute their tasks more efficiently. It helps teams plan, manage and track tasks on a visual interface, allowing for the creation of visual workflows. The tool can execute projects no matter their size or complexity, helping teams stay organized and productive.

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Oddly, as it targets task management, Monday makes it difficult to track time and expenses related to tasks. The biggest omission, however, is the lack of a fully-featured Gantt chart, which is considered the standard tool when planning and scheduling tasks for teams. If you’re interested in using this software with other applications, the integration is limited. There are many apps that work with Monday, but many popular ones don’t, which has led to the development of Monday alternatives.

Verdict: Best Project Management Tools for Workflow Planning

Monday.com Key Features & Benefits:

• Ideal for users who are getting started with project management tools
• User-friendly interface
• Variety of team collaboration tools
• Free trial and free plan
• Mobile app for Android and iOS

Monday.com Cons & Limitations:

• Most of its features are geared towards work management and not project management
• Lightweight project tracking features
• Project dashboards and reports are too high-level view and lack detailed information on certain areas such as resource planning or budget tracking

Monday.com Pricing

• Pro: $7 per user/month (maximum of 10 users)
• Business: $25 per user/month (minimum of 3 users)

Monday.com Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

5. Asana

Asana has a large user base which is a testament to its ability to manage tasks. This large user base might be due to Asana’s integrations with other apps, likely a selling point for many. It also has a full slate of features, from Gantt charts to kanban boards, though some of its features are in-app and others require plug-ins.

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One of the main setbacks of Asana as a task management tool is the fact that tasks can only be assigned to one person. If you have a team working together on executing a task, there’s no way to assign it to multiple people. There’s also no time-tracking feature to determine how long a team member has spent working on a task, which can make staying on schedule and budget a challenge. Asana is a popular tool but has tracking drawbacks that leave many looking for an alternative.

Verdict: Best Project Management Tools for Small Teams

Asana Key Features & Benefits:

• Focuses on team collaboration and communication
• Easy-to-use tools for both team members and project managers
• Free trial and free plan
• Mobile app for Android and iOS

Asana Cons & Limitations:

• It’s Gantt chart functionality is limited compared to most project management software in this list
• Overly simplistic features that are not robust enough for certain areas of project management, like budgeting and resource planning
• It’s features are a better choice for managing simpler tasks and workflows than larger projects

Asana Pricing

• Premium plan: $10.99/user/month, billed annually
• Business plan: $24.99/user/month, billed annually

Asana Reviews

• G2 review: 4.3/5
• Capterra review: 4.5/5

6. Trello

Trello is a collaborative software tool that uses kanban boards, lists and cards to help teams organize and prioritize their work. It’s a highly visual tool that provides users with three tiers of information with drag-and-drop editing. It has real-time updates and is easy to onboard teams who will find its graphic interface intuitive.

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But Trello is a bit of a one-trick pony. While it does that one trick well, there are no Gantt charts in Trello, which limits users’ ability to plan their projects or set task dependencies. Even the kanban is limited in that it can only use one board or project. Additionally, there are no customized tags and it has little email integration.

Trello isn’t a great fit for larger teams or larger projects, but luckily there are numerous Trello alternatives that not only offer kanban boards but a whole set of project management features.

Verdict: Best Project Management Tools for Kanban Boards

Trello Key Features & Benefits:

• Ideal for Atlassian users as it integrates with Jira and Confluence
• Can be used for agile sprint planning and managing scrum projects
• Free plan and free trial
• Mobile app for Android and iOS

Trello Cons & Limitations:

• Has a very limited feature set compared to most project management software
• Its functionality greatly depends on integrations and paid add-ons, which isn’t ideal compared to using just one project management tool
• There are no Gantt charts

Trello Pricing

• Standard: $5/user/month, billed annually
• Premium: $10/user/month, billed annually
• Enterprise: $17.50/user/month, billed annually

Trello Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

7. Microsoft Project

Microsoft Project is a favorite for organizations to manage large and complicated projects. Because it’s Microsoft, the tool integrates easily with the full suite of MS software solutions. Besides MS Office 365, there are communication platforms such as Skype and Teams. It also offers a full range of project management tools, from Gantts to dashboards, to help better manage projects.

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Because it offers so much, MS Project can be difficult for users to get a handle on. There’s a steep learning curve that often requires a lot of training to get users equipped. It’s also expensive and that price increases when licensing the product to everyone on the team. But most irritating is how poorly it works at connecting teams. There are no real-time updates without integration and it doesn’t work on Apple products; if the team uses that operating system, they’ll be locked out. However, Mac users don’t need to panic as there are many similar project planning apps or Mac that can work as an MS Project replacement.

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For these and other reasons, Microsoft Project’s popularity has decreased over time. It used to be a common choice for many project managers, but now there are many different Microsoft Project alternatives that might be a better fit for your organization.

Verdict: Best Project Management Tools for Kanban Boards

Microsoft Project Key Features & Benefits:

• Ideal for organizations that use other similar Microsoft solutions like Teams, Planner or Lists
• Can be used for agile sprint planning and managing scrum projects
• Free plan and free trial
• Mobile app for Android and iOS

Microsoft Project Cons & Limitations:

• Has a very limited feature set compared to most project management software
• Its functionality greatly depends on integrations and paid add-ons, which isn’t ideal compared to using just one project management tool
• There are no Gantt charts

Microsoft Project Pricing

• Standard: $5/user/month, billed annually
• Premium: $10/user/month, billed annually
• Enterprise: $17.50/user/month, billed annually

Microsoft Project Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

8. Primavera

Primavera is Oracle’s pony in the project management race. It’s a cloud-based tool that addresses the needs of project portfolio management. It’s used mostly by the construction and engineering industries and has a slew of features including Gantt charts, risk management tools, real-time reporting, graphical workflow modeling and progress tracking. There are also collaborative tools to connect teams on their preferred device.

As might be expected, the software isn’t the most user-friendly and can take a beginner some time to get comfortable with the tool. Like Microsoft, it’s not cheap, which might explain why it’s marketed to larger companies with the funds to invest in its product. There have also been a lot of user complaints about poor customer service, which is a shame as many new users will require some handholding to get used to working with the otherwise robust tool. Check our blog to learn more about Primavera P6.

Verdict: Best Project Portfolio Management Software for Businesses

Primavera Key Features & Benefits:

• Offers specialized features for enterprise project portfolio management
• On-premise and online project management software solutions
• Has an online version, Oracle Primavera Cloud
• Mobile app for Android and iOS
• Free trial

Primavera Cons & Limitations:

• There’s no customer support from Oracle, contact software resellers
• User interface feels outdated compared to most project management software in this list
• The software is complex and hard to use
• It’s difficult to find product documentation online
• Very expensive project management solution for small teams
• No free plan

Primavera Pricing

You may acquire a desktop license or pay a monthly subscription for the online service for any of these and other versions of Primavera.

• Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management: $2,750
• Primavera P6 Progress Reporter: $950
• Primavera P6 Professional Project Management: $2,500

Primavera Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.3/5

9. ClickUp

ClickUp says it’s the only project management tool you’ll need. It does a lot: tasks, documents, chat, setting goals and more. The project management software lets one manage work and collaborate by creating groups, assigning comments for action items and linking tasks. It tracks progress in real time and has list, board and calendar views.

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But there’s a lot of heavy lifting required of users to get what they want in addition to several UI issues. For example, there’s a Gantt chart builder whereas other project management software has a Gantt chart already seamlessly incorporated into the tool. The whole point of project management software is to make work more efficient. While ClickUp might be a good fit for some teams, it certainly doesn’t work for every team.

Verdict: Best Project Management Tools for Team Collaboration

ClickUp Key Features & Benefits:

• Offers productivity tools such as document editors and whiteboards for brainstorming with teams
• AI task management features for marketing and sales teams
• Good alternative for product development projects
• Mobile app for Android and iOS
• Free plan and free trial

ClickUp Cons & Limitations:

• Most of its tools are not related to project management
• Lacks cost and resource management features and tools
• It’s feature set can be confusing for most users which complicates team onboarding and implementation of the software
• While it offers a variety of tools and features, most of them have limited functionality compared to most project management tools in this list

ClickUp Pricing

• Unlimited: $7/user/month, billed annually
• Business: $12/user/month, billed annually
• Enterprise: contact sales

ClickUp Reviews

• G2 review: 4.7/5
• Capterra review: 4.7/5

10. Kantata

Kantata has recently joined Kimble, a professional services automation app, to focus on staff optimal teams and real-time data to boost operational performance. This project management software looks at resources to help teams get better results by scaling and deploying tasks in real time to pivot as things change in the market. It’s all about streamlining to boost efficiency.

What caused us to think twice was the price as it’s always worrisome when no pricing is listed. That’s the first red flag. Second, this project management tool has a learning curve that you have to overcome before enjoying any benefits. Many other project management software products we reviewed were plug-and-play, which might cause some to steer clear of this option. They have a mobile app but it has a lot of improving to do.

Kantata Key Features & Benefits:

• Can be used for resource planning and operations management
• Time tracking, billing and payment processing features for large organizations
• Financial management tools
• Free trial

Kantata Cons & Limitations:

• Doesn’t have kanban boards, project calendars and other basic project management tools
• Not ideal for agile project management methodologies
• Lacks features for managing everyday project tasks
• Limited collaboration features compared to most project management software in this list
• No mobile app
• No free plan

Kantata Pricing

• Custom pricing depends on company information

Kantata Reviews

• G2 review: 4.1/5
• Capterra review: 4.2/5

11. Basecamp

Basecamp is a project management software that organizes projects and teams by giving users visibility into what everyone is working on. This fosters collaboration and keeps everyone productive. Basecamp is pushing itself as the remote project management tool that helps teams work together anytime and anywhere.

Related: Free & Paid Basecamp Alternatives Ranked

As with any other project management software, there are advantages and disadvantages when it comes to using Basecamp to manage projects. One thing that might get in the way of that organization is a lack of tags and labels to quickly identify tasks. More problematic is that the project management software has no time tracking. Even though it can bring remote workers together, there aren’t any advanced features that can help them, such as analytic tools for insights into the project. Even chat functionality, which is a benefit, is poorly thought out. Topics and conversations can’t be archived, which is frustrating.

Basecamp Key Features & Benefits:

• Low-cost project management tools for larger teams
• Guest users can visualize project views without a plan
• Mobile app for Android and iOS
• Free trial

Basecamp Cons & Limitations:

• Lacks Gantt charts and other basic project planning tools that most project management software in this list have
• Limited resource tracking and cost management features
• Overly simplistic tools and features
• No free plan

Basecamp Pricing

• Basecamp: $15 user/month
• Pro Unlimited: $299/month

Basecamp Reviews

• G2 review: 4.1/5
• Capterra review: 4.4/5

12. Jira

Jira, which is a product of Atlassian, started as a tracking tool for software developers. It has grown since then and has great features for tracking all types of issues, tasks and work items. This project management software helps to plan and track projects, generate reports and automate processes. It has enterprise-grade security and the Atlassian Marketplace is rich with plugins to further the tools’ reach.

Related: How to Make Gantt Charts Using Jira

With a product that grew out of software development, the setup is challenging for first-time users. There’s a steep learning curve and so many configuration options as to make one feel dizzy. While there are email notifications, there’s no messaging in the tool. Although it can use integrations for notifications, this just adds a layer of complexity to an already complex project management tool. The biggest complaint is that this is more a tracking tool than a full-service project management software. There’s no way to manage costs or assess risks. Plus, it’s not ideal for any methodology outside of Agile.

Verdict: Best Project Management Tools for Software Development Projects

Jira Key Features & Benefits:

• Offers specialized tools for software development teams
• Free project management software for teams of less than 10 people
• Free trial
• Mobile app for Android and iOS

Jira Cons & Limitations:

• Short free trial period
• Kanban boards are harder to use than most project management software in this list due to their agile software development features
• Good for agile and scrum projects, but not compatible with other project management methodologies
• No free plan

Jira Pricing

• Free for up to 10 users
• Standard: $7.75 per user
• Premium: $15.25 per user
• Enterprise: Custom pricing

Jira Reviews

• G2 review: 4.3/5
• Capterra review: 4.5/5

13. Zoho Projects

Zoho Projects is online project management software that does the expected, helping teams to plan, track work and improve collaboration. One advantage users will immediately notice is the price as it’s certainly competitive. The billing and time tracking features are also going to make users take a second look. There are task and project tracking features that add up to an attractive package.

Before putting all of the work into this project management software, though, one should know that the search function is limited to only tasks in a project. There’s no global search. There is, however, a dashboard, but its functionality could use improvement. Besides the features, the whole tool will take a lot of time and effort to set up and use with any level of skill and comfort.

Verdict: Best Project Management Software for Small Teams

Zoho Projects Key Features & Benefits:

• Low-cost project management tools
• Free plan for up to three users
• Offers a variety of third-party integrations
• Mobile app for Android and iOS

Zoho Projects Cons & Limitations:

• Its project planning views such as Gantt charts and kanban boards have limited functionality in comparison to most project management tools in this ranking
• There are navigability and usability issues across its tools that affect the user experience
• Short free trial period

Zoho Projects Pricing

• Premium: $5/user/month, billed monthly
• Enterprise: $10/user/month, billed monthly

Zoho Projects Reviews

• G2 review: 4.3/5
• Capterra review: 4.4/5

14. ProofHub

ProofHub sells itself as collaborative project management software, controlling teams and projects to improve timely delivery. Like many others on this list, they have various project tools, such as kanban boards and Gantt charts in addition to custom workflows. Unlike others, they have proofing and markup tools as well as chat for collaboration. There are resource and workload reports and timesheets, too.

While this might seem like a fully loaded project management software, it isn’t. There’s no budgeting function for one, which is a glaring omission. There’s no way to set up budget or tracking requirements during project execution. Less annoying but still a problem is the lack of recurring tasks, which would make work more efficient.

Verdict: Best Low-Cost Project Management Software for Creative Teams

Proofhub Key Features & Benefits:

• Has specialized tools for creative projects such as document management and image proofreading features
• Special pricing plans for nonprofit organizations
• Project management reports and templates
• Free trial
• Mobile app for Android and iOS

Proofhub Cons & Limitations:

• Gantt charts and other project management tools don’t offer built-in resource planning, cost tracking or resource management features
• Expensive solution for smaller teams
• No free plan

ProofHub Pricing

• Essential: $45 per month, flat pricing
• Ultimate Control: $89 per month, flat pricing

ProofHub Reviews

• G2 review: 4.5/5
• Capterra review: 4.5/5

15. Hive

Hive is a leading project management tool that helps thousands of teams work faster in today’s hybrid work environment. Hive brings all your workplace tools to one dashboard, so you can manage projects, chat with coworkers, send emails, and even start Zoom calls without ever leaving the window.

Hive is the first and only democratic project management platform. Via the Hive Forum, customers have access to a public roadmap and can submit and vote on the features they’d like to see in Hive. It’s a tool built by users, for users. Some of Hive’s key features include 6 flexible project views, including Gantt, Kanban, Calendar & Table views. It also offers an AI-powered writing tool and a native chat application for private and group messaging.

Hive Key Features & Benefits

• Has a library of predetermined project management templates that can help project managers save time with routine tasks
• Free trial
• Mobile app for Android and iOS

Hive Cons & Limitations:

• The setup process for some of its tools like Gantt charts is time consuming compared to other software for project management in this list
• The free plan is limited to a number of uses
• Must purchase add ons to get the same features as with other free editions on this list

Hive Pricing

• Teams: $12 user/month

Hive Reviews

• G2 review: 4.6/5
• Capterra review: 4.5/5

16. nTask

nTask is a project management software that focuses on task management. It provides transparency into the process and fosters collaboration for teams. Beyond assigning tasks, users can set recurring work, create progress reports, share files and more. It helps monitor the budget, allocate resources and even risks—all important aspects of managing the team’s tasks.

That doesn’t mean nTask is without its problems. One thing that blocks collaboration is that the project management tool doesn’t have a Zoom integration. While it has other communication tools, if the team is already using Zoom, this can be a problem. The tool also has limited customization and formatting options. A big hole in the app, especially for agile users, is that there’s no kanban board. That’s an odd omission for a project management software that specializes in task management.

Verdict: Best Project Management Software for Managing Every Day Project Tasks

nTask Key Features & Benefits:

• Multilingual support
• Offers a variety of task management tools like to-do lists and kanban boards
• Free trial
• Mobile app for Android and iOS

nTask Cons & Limitations:

• Short free trial period
• No program and project portfolio management tools
• Limited resource management and cost-tracking functionality
• No free plan

nTask Pricing

• Essential: $45 per month, flat pricing
• Ultimate Control: $89 per month, flat pricing

nTask Reviews

• G2 review: 4.5/5
• Capterra review: 4.5/5

17. Adobe Workfront

Adobe Workfront is work management software that focuses on enterprise businesses. This project management software helps teams connect and collaborate on workflows. It streamlines intake, automates workflows and creates custom forms to help enterprises execute strategy. The tool has resource management, configurable dashboards and integrations to help with planning. Some features measure progress and productivity.

This might sound ideal until you try and unravel its complicated pricing structure. It’s certainly not going to attract smaller businesses, and even enterprise customers might find it hard to understand the price structure of the tool. While this is project management software, it looks more like Excel. It’s not the easiest tool to use, which leaves many project managers and team members looking for a Workfront alternative.

Verdict: Best Project Management Software for Strategic Planning

Adobe Workfront Key Features & Benefits:

• Strategic planning and roadmapping tools
• Helps large organizations manage workflows and project portfolios
• Mobile app for Android and iOS

Adobe Workfront Cons & Limitations:

• Limited project planning, scheduling and tracking features
• Doesn’t specialize in project management like most tools on this list
• No free plan
• No free trial

Adobe Workfront Pricing

• Enterprise, business and pro license types available, pricing upon request

Adobe Workfront Reviews

• G2 review: 4.1 / 5
• Capterra review: 4.4 / 5

18. Celoxis

Celoxis is a strong project management software for mid-sized to large organizations that need robust tools for planning, tracking and reporting across complex projects. It excels with features like dynamic Gantt charts, advanced resource management, time tracking, financial forecasting, and custom dashboards. Its ability to handle portfolio management, workflows and project requests in a single platform makes it ideal for organizations managing multiple interdependent projects. The software’s scalability and real-time insights offer strong visibility into performance, helping teams stay aligned and executives make data-driven decisions.

On the downside, as a project management software, Celoxis can be overwhelming for smaller teams or businesses without dedicated project management professionals. The user interface, while functional, is not as intuitive or modern as some competitors, which may result in a steeper learning curve. Customization options can require technical skill and integrations with third-party tools are limited compared to more flexible, API-driven platforms. Additionally, Celoxis is more enterprise-focused, so its pricing and complexity may not be a good fit for startups or teams looking for lightweight, agile-friendly solutions.

Verdict: Best Project Management Software for Scalability

Celoxis Pros & Key Features

• Dynamic Gantt charts
• Custom dashboards
• Portfolio management

Celoxis Cons & Limitations

• Steep learning curve
• Poor interface
• Customization requires technical skill

Celoxis Pricing

• Essential: $25/user/month (billed annually)
• Professional: $35/user/month (billed annually)
• Business: $45/user/month (billed annually)
• Enterprise: Contact sales

Celoxis Reviews

• G2 review: 4.5/5
• Capterra review: 4.4/5

Highlighted User Reviews

• “It includes many features like: task manager, cost tracking, resource tracking. You can calculate allocation of resources, build reports, etc.” Enrique L. – from Capterra
• “I really like the dashboards offered by Celoxis for streamlining the IT industry as well as i really like the use case of Tuskr for test case management” Ujjwal S. – from Captterra

19. Teamwork

Teamwork is project management software for teams that need robust task management, time tracking and client collaboration features. It shines in professional services and client-facing industries thanks to its built-in billing, workload management and the ability to manage multiple projects across teams. The interface is clean and supports different project views, including Gantt charts and kanban boards, allowing for both high-level planning and detailed execution. It also integrates with tools like Slack, Google Drive and HubSpot, making it easy to embed into existing workflows.

However, Teamwork can be less ideal for teams looking for simplicity or modern UX design. Yet, it can take a while to figure out how to use the software–especially for new users or teams transitioning from simpler tools. Add to that complaints about performance issues such as slow lead times and lag when managing large projects. Additionally, certain advanced features—like full reporting or granular time tracking—are locked behind higher-tier plans, which may not suit startups or budget-conscious teams. As a result, while Teamwork is comprehensive, it may not be the best fit for all organizations, particularly those seeking lightweight, intuitive solutions.

Verdict: Best Project Management Software for Client-Facing Industries

Teamwork Pros & Key Features

• Client collaboration features
• Built-in bill
• Many integrations

Teamwork Cons & Limitations

• Many features can be overwhelming
• Steep learning curve
• Advanced features behind higher tier subscription

Teamwork Pricing

• Grow: $19.99/user/month billed annually
• Scale: $54.99/user/month billed annually
• Enterprise: Contact sales

Teamwork Reviews

• G2 review: 4.4/5
• Capterra review: 4.5/5

Highlighted User Reviews

• “What I enjoy most about working in a team is when we have a set plan for how to accomplish our goals. It encourages team members to work together toward a single objective, and it establishes some semblance of order and predictability in the process.” Rachel M. – from Capterra
• “I really liked the burn down reporting Teamwork offers.” Blake C. – from Capterra

FAQs

Those are 17 of the top project management software products. Which one is best depends on what an organization is looking for. Our top choice is ProjectManager, an award-winning project management software that helps plan, schedule and track costs, resources and more. Many tools help plan and collaborate, but what sets ProjectManager apart is its real-time tracking capabilities that help remain on track and on budget.

What Is Project Management?

Whether a seasoned professional and an accidental project manager, it’s best to define the term project management before diving into project management software. Project management is simply using various processes, methodologies, skills, knowledge and experience to plan, execute and track projects.

There are a number of different methodologies used to manage projects that influence what the best project management software is for an organization. They range from the traditional waterfall methodology, which plans, to agile environments that are more iterative. Project management has grown from a specialized industry to applications in everything from construction and manufacturing to IT and marketing.

What Is the Best Free Project Management App?

Ideally, look for a project management app that manages team workload and tracks progress and costs. Additionally, it should help teams collaborate whether in the office or out in the field.

For example, workers across industries can take ProjectManager’s project management app to their workplace to report on their progress, keep track of tasks, log work hours, share files and much more. These and other features make ProjectManager one of the best project management apps for construction, manufacturing and professional services teams.

Other project management apps in the list above include:

• Smartsheet
• Monday
• Asana

What Are the Best Free Project Management Software Alternatives?

Some project management tools have a free plan which, in most cases, allows users a limited version of their software. Here are some examples:

• Jira
• ClickUp
• Basecamp

Or, to evaluate various alternatives to help make a decision, most project management tools offer a free trial to try all their features.

Related Content

There are many things to consider when deciding which is the best project management software for your team. Here are some related blogs that can help you make an informed decision and pick the best choice for your projects.

• Best Project Planning Software
• Best Task Management Software
• Best Work Management Software
• Best Resource Management Software
• Best To-do List Apps
• Best Kanban Software
• Monday.com vs. ProjectManager: Which Is Best for Project Management?
• Smartsheet vs. ProjectManager: Which Is the Better Project Management Software?

ProjectManager is award-winning software that organizes teams, projects and portfolios. Plan with Gantt charts, portfolio roadmaps and kanban boards to visualize your team’s workflows. It’s the ideal solution for teams no matter where they work. See why over 10,000 teams have chosen ProjectManager by taking this free 30-day trial today.

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Aunque ha tenido competidores que han superado su liderazgo, Microsoft sigue siendo un gigante en esta industria. Ninguna discusión sobre software de gestión de proyectos estaría completa sin incluir Microsoft Project.

Pero ¿qué es Microsoft Project y cuáles son sus funciones clave? Vamos a explorar Microsoft Project para que puedas determinar si es el software de gestión de proyectos adecuado para ti. Si no cumple con todos tus requisitos, puede que te convenga más una alternativa a Microsoft Project.

¿Qué Es Microsoft Project?

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos que se utiliza para crear cronogramas, planes de proyecto, gestionar recursos y hacer seguimiento del tiempo. Tiene funciones como los diagramas de Gantt, tableros kanban y calendarios de proyecto para profesionales de la gestión de proyectos.

Microsoft Project también es conocido por otros nombres como MS Project o Project Professional, que es el nombre oficial actual del software. Existen también otros productos con nombres similares como Project Online, Project Server y Project for the Web. Puedes acceder a estos productos mediante una suscripción a Microsoft Project Plan, que ofrece tres niveles de precios.

Si estás buscando un software de gestión de proyectos más económico y flexible, existe ProjectManager, un software colaborativo de trabajo y gestión de proyectos que te permite trabajar como prefieras. A diferencia de Microsoft Project, ofrecemos una plataforma colaborativa e intuitiva con múltiples vistas de proyecto—los gestores pueden planificar con diagramas de Gantt o vista de hoja, mientras que los equipos pueden usar tableros kanban, calendarios o listas de tareas robustas para gestionar su trabajo. Comienza hoy gratis.

Vistas De Microsoft Project

Al igual que ProjectManager, Microsoft Project ofrece múltiples vistas para gestores de proyectos y equipos, aunque su plataforma no es tan colaborativa. Aquí tienes una descripción simple de las vistas disponibles en MS Project.

• Vista de Cuadrícula: Una vista de proyecto que se utiliza para planificar y gestionar proyectos con una lista de tareas.
• Vista de Tablero: Una vista visual tipo kanban que ayuda a gestionar el flujo de trabajo y el estado.
• Vista de Cronograma: El tradicional diagrama de Gantt se utiliza para programar tareas a lo largo del cronograma del proyecto.

Funciones De Microsoft Project

Hay muchas funciones que los gestores de proyectos y sus equipos necesitan para gestionar mejor su trabajo, y MSP cuenta con varias de ellas. Sin embargo, para tener una visión completa, aquí tienes una lista de las funciones clave disponibles para quienes están dispuestos a pagar el precio.

• Planificación de Proyectos: Usa diagramas de Gantt y tableros kanban para planificar el trabajo. Las funciones de planificación de Microsoft Project son mucho más completas que las de Microsoft Planner.
• Comunicación y Colaboración: Los equipos pueden trabajar juntos en los proyectos. Alternativamente, puedes usar Microsoft Teams como una solución de comunicación más económica.
• Coautoría: Las partes interesadas y los miembros del equipo colaboran para editar y actualizar listas de tareas y cronogramas.
• Informes: Informes preconstruidos que permiten hacer seguimiento del progreso, recursos, programas y portafolios de proyectos.
• Hoja de Ruta: Haz seguimiento de programas y portafolios de proyectos.
• Hojas de Tiempo: Recopila el tiempo de proyecto y no relacionado con proyectos para nóminas y facturación.
• Gestión de Recursos: Gestiona los recursos solicitando y asignando tareas.

Planes y Precios

Microsoft Project evolucionó de ser un software de escritorio a un portafolio de productos por suscripción. Puedes elegir entre tres planes de licencia mensual: Project Plan 1, Project Plan 3 y Project Plan 5. Aquí tienes un resumen rápido de lo que obtienes con estos planes. Cabe aclarar que los precios de Microsoft Project cambian dependiendo de la ubicación geográfica de los usuarios, los precios indicados a continuación son los precios estándar para Estados Unidos.

• Versión de Escritorio: Para obtener la versión local de Microsoft Project, debes pagar $679.99 USD por Project Standard 2021 y $1,129.99 USD por Project Professional 2021.
• Project Plan 1: Por $10 USD por usuario al mes, solo puedes usar Project Home y Project for the Web. Dos versiones limitadas de Project Professional y Project Online. Este plan está recomendado principalmente para miembros del equipo.
• Project Plan 3: Por $30 USD por usuario al mes, puedes usar un paquete suficiente para gestionar proyectos, pero sin funciones de gestión de portafolio. Puedes usar el cliente de escritorio Microsoft Project y Project Online.
• Project Plan 5: Por $55 USD por usuario al mes, incluye todo lo que Microsoft Project ofrece: Project for the Web, Project Online y el cliente de escritorio.

Muchos opinan que esta estructura de precios no es conveniente para muchos equipos porque los costos aumentan rápidamente al agregar más miembros. Existen muchas alternativas a Microsoft Project en el mercado como ProjectManager, que ofrece las mismas funciones de gestión de portafolio por menos.

Ventajas y Desventajas de Microsoft Project

Nada es perfecto. Incluso Microsoft Project tiene sus inconvenientes. Si estás pensando en probarlo, tómate un momento para considerar sus ventajas y desventajas.

Ventajas de Microsoft Project

• Una de las mayores ventajas es que es un producto de Microsoft, por lo que se integra con otros productos de la empresa como Office 365, Skype y Sharepoint.
• Tiene una interfaz similar a la de otros productos de Microsoft.
• Ha estado en el mercado por mucho tiempo y sus funciones han evolucionado con el tiempo.
• Es parte de Microsoft y cuenta con la confiabilidad y soporte de una empresa establecida.
• Tiene herramientas de gestión financiera que ayudan a estimar presupuestos.
• Puede licenciarse como aplicación de escritorio. Aunque esto pueda parecer anticuado, aún hay organizaciones que prefieren esta opción en lugar de una solución en la nube.
• Cuenta con plantillas que ayudan a los usuarios a comenzar rápidamente, lo que ahorra tiempo.

Desventajas de Microsoft Project

• Aunque MS Project Online es una solución en la nube, tiene varias desventajas. Incluso con Sharepoint, diseñado para aprovechar la nube, MS Project tiene grandes limitaciones en ese entorno.
• Es difícil de aprender y usar. Requiere mucho tiempo y esfuerzo, e incluso capacitación intensiva, antes de que los gestores de proyecto y sus equipos se sientan cómodos usándolo. Esto agrega tiempo a la fase de implementación del proyecto.
• Es costoso. Los precios mencionados anteriormente son por persona, por mes. Esto se acumula rápidamente si necesitas licencias para todos los miembros del equipo que requieren acceso al software para aprovechar sus funciones colaborativas. De lo contrario, es solo una herramienta costosa para el gestor de proyecto.
• No es fácil de compartir. Como se mencionó antes, los archivos se guardan en formato MPP, un formato propietario, por lo que si no usas MS Project, no puedes leer esos archivos. Esto sería menos problemático si el software fuera más económico, pero si necesitas una licencia de MS Project solo para ver un archivo MPP, el costo se incrementa. Esto genera muchas barreras innecesarias al compartir archivos de proyecto.

Preguntas Frecuentes

Aquí hay una de las preguntas más comunes que los usuarios de internet hacen sobre Microsoft Project, esperamos que sean útiles durante tu proceso de selección de software de gestión de proyectos.

¿Microsoft Project Es Gratis?

No, Microsoft Project no es gratuito y se necesita pagar una suscripción mensual. Hay tres niveles de precios: Project Plan 1, Project Plan 3 y Project Plan 5.

¿Microsoft Project Está Incluido en Office 365?

Microsoft Project forma parte del conjunto más amplio de productos de Microsoft Office, pero no viene incluido con otros programas como Word, Excel y Outlook. Hay dos ediciones disponibles: la estándar y la profesional. Ambos software de gestión de proyectos de Microsoft comparten un formato de archivo único llamado MPP.

¿MS Project Funciona en Mac?

Actualmente, la versión de escritorio de Microsoft Project no es compatible con computadoras Mac, pero existe una solución si necesitas ejecutarlo en Mac. Puedes usar Microsoft Project Online o elegir alguna de las muchas alternativas a MS Project.

ProjectManager es la mejor alternativa a MS Project para Mac, ya que ofrece aún más funciones que Microsoft Project en un entorno completamente en línea y colaborativo que es más fácil de usar.

ProjectManager Es la Mejor Alternativa a Microsoft Project

Si sientes que MS Project no es la opción ideal para ti, no te preocupes. ProjectManager te permite planificar proyectos en línea con un formato fácil de usar ideal para la colaboración. Puedes importar y editar archivos MPP mediante nuestra integración con Microsoft Project.

Comparte Planes con el Equipo y las Partes Interesadas

A diferencia de MS Project, nuestro software es colaborativo por naturaleza. No necesitas registrarte en SharePoint ni gastar una fortuna en licencias para todos los miembros del equipo. Los gestores pueden planificar en nuestro diagrama de Gantt interactivo, incluso filtrando por la ruta crítica. Una vez que se establece la línea base, puedes hacer seguimiento del progreso en tiempo real. Luego simplemente comparte el plan con tu equipo y partes interesadas. Así de fácil.

Automatiza Tareas Repetitivas y Mantén Productivos a los Equipos

Nuestro software es fácil de usar y no requiere capacitación. Es plug-and-play. De hecho, hemos añadido flujos de trabajo personalizados y aprobaciones de tareas para optimizar tus procesos y mantener enfocados a los equipos en asuntos más importantes. Los gestores pueden crear tantos disparadores como deseen para activar acciones y autorizar quién puede cambiar el estado de una tarea, controlando así la calidad del trabajo.

Colabora y Trabaja Mejor en Equipo

Aunque ProjectManager no tiene una aplicación de escritorio, su software en la nube se puede usar en cualquier momento y lugar. Los equipos híbridos aman nuestro software porque tanto los equipos tradicionales como ágiles pueden usarlo para trabajar juntos. Los equipos pueden comentar a nivel de tarea, compartir archivos y mantenerse actualizados con notificaciones por correo e in-app. Hay una única fuente de verdad, así que todos están en la misma página.

ProjectManager incluso ofrece soporte personalizado con un equipo de atención al cliente capacitado. Todo eso viene incluido, junto con procesos de onboarding y capacitación para los planes empresariales y de negocios. Tal vez ha llegado el momento de dejar atrás al gigante de la industria y trabajar con una herramienta que te ayuda en lugar de estorbarte.

Contenido Relacionado Sobre Microsoft Project

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos complejo, por lo cual familiarizarse con el puede ser difícil. Especialmente considerando que hay muchas otras herramientas similares de Microsoft, que pueden hacer aún más confuso este proceso. Por esta razón, hemos creado blogs informativos para que puedas aprender sobre este software y decidir si es la mejor opción para tu equipo. Aquí hay algunos de ellos.

• Archivo MPP: ¿Qué Es y Cómo Editar Un Archivo en Formato MPP?
• 10 Software de Gestión de Proyectos de Microsoft
• Microsoft Project para Mac: Métodos para Usar Microsoft Project en un Mac
• Microsoft Project Online: Ventajas, Desventajas y Alternativas
• 10 Mejores Alternativas a Microsoft Project (2025)
• Microsoft Project para la Web: Pros, Contras y Alternativas
• ¿Cómo Usar Microsoft Project? Guía para Principiantes

ProjectManager es un software de gestión de proyectos basado en la nube, que refleja automáticamente las actualizaciones de estado cuando se publican. Los gestores de proyecto tienen las herramientas para controlar la planificación, el monitoreo y la generación de informes del progreso del proyecto, y los miembros del equipo pueden colaborar con funciones fáciles de entender. Prueba ProjectManager hoy con esta prueba gratuita de 30 días.

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No te preocupes, hemos probado las 10 mejores herramientas de gestión de proyectos de Microsoft para ayudarte a encontrar la más adecuada para tu organización y tus proyectos. Sin embargo, a pesar de que Microsoft es un nombre reconocido en este ámbito, su software de gestión de proyectos es notoriamente caro, difícil de usar y poco colaborativo, por lo que también te presentamos una alternativa.

¿Por Qué Existen Tantas Alternativas al Software de Gestión de Proyectos de Microsoft?

Microsoft es conocido por ofrecer opciones a sus usuarios, pero eso no siempre es algo positivo. Basta con mirar sus planes de suscripción: pueden darte dolor de cabeza. Lo mismo ocurre con la variedad de herramientas de gestión de proyectos de Microsoft que ofrece. Demasiadas opciones pueden paralizar.

Sin embargo, en defensa de Microsoft, sus productos abordan distintas necesidades y preferencias en diversas industrias. Cada una de las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft que vamos a revisar tiene características, fortalezas y debilidades únicas.

El software de gestión de proyectos de Microsoft se adapta a distintos casos de uso, ya que las necesidades de gestión de proyectos pueden variar. También están diseñadas para integrarse entre sí dentro del ecosistema de productos Microsoft. Eso limita al usuario a herramientas de Microsoft, pero para muchos ya familiarizados con ellas, eso puede ser una ventaja.

Lamentablemente, tener que comprar suscripciones a varias herramientas de gestión de proyectos de Microsoft resulta caro. Cuantas más herramientas se adquieren, más sube el coste. ¿Por qué no elegir una herramienta todo en uno, fácil de usar y colaborativa en lugar de un ecosistema fragmentado?

ProjectManager es un software galardonado de gestión de proyectos y carteras que es más económico, fácil de usar y colaborativo que el software de Microsoft. En lugar de comprar varias herramientas, ProjectManager ofrece múltiples vistas de proyecto, como diagramas de Gantt que se actualizan automáticamente, enlazan los cuatro tipos de dependencias de tareas, filtran la ruta crítica y permiten establecer líneas base para seguir las desviaciones en tiempo real. Además, ofrece tableros kanban, calendarios, listas de tareas y más, accesibles desde cualquier dispositivo con conexión a internet, incluidos Mac y móviles iOS o Android. Microsoft no puede colaborar así. Empieza gratis con ProjectManager hoy.

Además, con ProjectManager puedes importar y exportar fácilmente archivos MPP, Excel y CSV. Es sencillo integrarlo con tu stack de herramientas de Microsoft.

10 Mejores Herramientas de Gestión de Proyectos de Microsoft

Antes de decidir cuál es la mejor alternativa a Microsoft Project, hay que revisar a fondo los pros y contras de las distintas herramientas de gestión de proyectos de Microsoft disponibles. Son muchas. Empecemos por una de las más populares.

1. Microsoft Project Standard

Microsoft Project Standard es un software de escritorio para la gestión de proyectos que incluye herramientas para planificar, ejecutar y hacer seguimiento de los proyectos. Es ideal para personas que gestionan proyectos o pequeños equipos. Entre sus funciones se incluyen los diagramas de Gantt y herramientas de gestión de recursos como asignación y nivelación de recursos. También tiene seguimiento de costes y líneas base para la gestión de presupuestos. Los usuarios pueden generar informes personalizados y se integra con Microsoft Office.

Este software de gestión de proyectos de Microsoft parece completo, pero tiene limitaciones. Solo está disponible como aplicación de escritorio, sin acceso desde la nube, lo que lo ata a la oficina. Por tanto, no es una herramienta colaborativa. Carece de funciones de colaboración y no ofrece actualizaciones en tiempo real, lo que dificulta la cooperación entre equipos y retrasa la toma de decisiones de los gestores.

2. Microsoft Project Professional

Microsoft Project Professional es una versión más avanzada que la Standard, pensada para gestores profesionales y equipos grandes. Además de las funciones anteriores, tiene herramientas colaborativas en tiempo real e integración con Project Server y Project Online. Permite gestionar recursos entre proyectos y ofrece informes avanzados y paneles visuales. Con Project Online, se puede acceder desde cualquier lugar.

Sí, esta herramienta es más potente, pero también mucho más cara. Tiene una curva de aprendizaje pronunciada. Su complejidad dificulta su uso tanto para novatos como para expertos. Aunque el acceso en línea es una ventaja, su acceso sin conexión es limitado. Incluso sus funciones presentan deficiencias: por ejemplo, el diagrama de Gantt no permite vincular los cuatro tipos de dependencias de tareas.

3. Microsoft Project for the Web

Otra variante del software de gestión de proyectos de Microsoft es Microsoft Project para la Web. A diferencia de Standard, esta es una herramienta en la nube. Forma parte de Microsoft 365 y ofrece funciones básicas de planificación, colaboración y seguimiento, más accesibles y fáciles de usar que otras herramientas de Microsoft. Incluye tableros de tareas y cronogramas. Al integrarse con Teams, Outlook, SharePoint y más, resulta práctica para los usuarios del ecosistema de Microsoft.

Sin embargo, su sencillez también es una debilidad: tiene funciones limitadas en comparación con la versión Professional. Carece de herramientas avanzadas como la gestión de recursos y opciones de informes. Además, hay menos opciones de personalización de vistas y reportes. A pesar de venderse como una herramienta más económica, requiere una suscripción a Microsoft 365, lo cual aumenta el coste total, especialmente si se necesitan múltiples licencias.

4. Microsoft Project Online

Microsoft Project Online es otra solución que busca ofrecer un software de gestión de proyectos de Microsoft con capacidades colaborativas. Esta herramienta de gestión de proyectos y portafolios forma parte del conjunto de aplicaciones de Microsoft 365, y se integra con Microsoft Project for the Web y Microsoft Project Professional. Las funciones de gestión de portafolios son la principal diferencia frente a otras herramientas de Microsoft. Permite priorizar y alinear proyectos con los objetivos organizacionales. Incluye un panel personalizable y herramientas para asignar recursos en varios proyectos, optimizar la utilización de recursos y seguir su disponibilidad.

Una vez más, las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft no se destacan por su facilidad de uso. Lo mismo ocurre aquí. Las funciones avanzadas de seguimiento de proyectos vienen con tanta complejidad que incluso usuarios experimentados tienen dificultades para usarlas. Para quienes no están familiarizados con este tipo de software, es aún más complicado. Y luego está el coste. Los usuarios pagan una prima, y esto se multiplica por la cantidad de personas que necesitan una licencia. El precio se vuelve rápidamente prohibitivo, especialmente para equipos pequeños que no necesitan tantas funciones.

5. Microsoft Project Server

Uno de los problemas del software de gestión de proyectos de Microsoft es la variedad de opciones, lo que dificulta saber cuál es la adecuada para cada organización. Un ejemplo es Microsoft Project Server. Esta herramienta empresarial se integra con Project Professional y Project Online. Está diseñada para proyectos y portafolios a gran escala, con capacidades de gestión de recursos y coordinación a nivel organizacional. Puede instalarse localmente o en modelos híbridos, e integrarse con otras tecnologías de Microsoft.

Como era de esperarse, el coste de esta herramienta empresarial es elevado. No solo hay que pagar por la licencia, sino también por la infraestructura necesaria para implementarla y mantenerla. Una vez más, Microsoft no destaca por su facilidad de uso. Configurar y utilizar esta herramienta requiere formación extensa. Además, las organizaciones necesitan una infraestructura de TI robusta. Todo esto consume recursos. A eso se suma el acceso móvil limitado, lo que restringe la flexibilidad para el trabajo remoto.

6. Microsoft Planner

Más que una herramienta completa de gestión de proyectos, Microsoft Planner es una solución de gestión de tareas que forma parte de Microsoft 365. Ayuda a los equipos a organizar su trabajo, colaborar en tareas y hacer seguimiento del progreso, por lo que puede usarse en una gestión de proyectos básica. Incluye tableros donde se pueden crear, asignar y rastrear tareas. La colaboración se potencia con la integración con Microsoft Teams, permitiendo compartir tareas, archivos y comunicarse en tiempo real. También ofrece gráficos visuales para mostrar el progreso de las tareas y el estado general del proyecto. A diferencia de otras herramientas, es bastante fácil de usar.

Esa facilidad de uso tiene un coste: le faltan funciones avanzadas. No hay informes detallados ni gestión de recursos. Las opciones de personalización son limitadas, lo que no funciona en proyectos complejos. Los diagramas de Gantt no cumplen con las expectativas de los gestores de proyecto. Estas herramientas son fundamentales para planificar y seguir tareas, recursos, costes y más. Además, no hay seguimiento del tiempo y el soporte para dependencias entre tareas y programación de proyectos es limitado. En resumen, esta herramienta es adecuada para proyectos simples, pero queda muy por debajo para proyectos grandes o complejos.

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams es más una pieza dentro del conjunto de herramientas de gestión de proyectos de Microsoft que una herramienta de gestión en sí. Es una aplicación de colaboración que facilita la comunicación dentro del equipo del proyecto. También forma parte de Microsoft 365 y ofrece un espacio centralizado para chat, reuniones en video y compartición de archivos. Es ideal para colaborar en proyectos e incluso gestionar tareas de forma básica gracias a su integración con Microsoft Planner y Microsoft To Do. Permite crear canales para organizar conversaciones por tema, proyecto, departamento, etc.

El problema es que, para gestionar proyectos, el usuario tiene que adquirir herramientas por separado. Esta herramienta es solo una parte de una solución completa, lo que puede resultar costoso. Puede gestionar tareas de manera básica, pero solo si se integra con otra herramienta de Microsoft. Además, lo que debería ser una aplicación sencilla resulta compleja. Pero estamos hablando de herramientas de Microsoft, así que es lo esperado. A eso se suman las notificaciones, que pueden volverse abrumadoras.

8. Microsoft To-Do

Para la gestión de tareas, Microsoft To-Do es una excelente herramienta de gestión de proyectos de Microsoft para organizar tanto el trabajo personal como profesional. Permite crear listas de tareas simples a las que se les puede agregar fechas de vencimiento y notas. Las listas se pueden personalizar y clasificar para una mejor organización. Se pueden establecer recordatorios para ayudar a los usuarios a mantenerse enfocados en sus tareas y fechas límite. También es una plataforma colaborativa, ya que permite compartir listas con otros miembros del equipo.

Es un software de gestión de proyectos de Microsoft fácil de usar, pero muy limitado. Sus funciones básicas son las de una herramienta de gestión de tareas, pero ni siquiera en eso ofrece características avanzadas como diagramas de Gantt, gestión de recursos o herramientas de informes. No es recomendable para tareas complejas o cronogramas de proyectos detallados. Aunque es colaborativo, también se queda corto en ese aspecto. Además, no cuenta con seguimiento de tiempo, por lo que los equipos que buscan una herramienta para gestionar proyectos pronto buscarán otra opción.

9. Microsoft Lists

Otra herramienta de gestión de proyectos de Microsoft para organizar, rastrear y administrar tareas es Microsoft Lists. Forma parte de Microsoft 365 y puede usarse para gestión de proyectos, seguimiento de inventario y seguimiento de incidencias. Permite crear listas personalizadas con distintos tipos de columnas. Hay plantillas que se pueden utilizar para planificación de proyectos y eventos, así como para gestión de activos. Los usuarios pueden filtrar y ordenar para organizar y administrar los datos de las listas. También se pueden automatizar tareas repetitivas y flujos de trabajo para mejorar la eficiencia. En cuanto a la colaboración, permite compartir listas y gestionar permisos de visualización o edición. Además, se pueden configurar alertas para notificar a los usuarios sobre cambios o actualizaciones en las tareas.

Llamar a esto software de gestión de proyectos de Microsoft es un poco exagerado. No cuenta con diagramas de Gantt, gestión de recursos ni funciones avanzadas de gestión de tareas, como dependencias entre tareas. No es adecuado para proyectos complejos, especialmente sin seguimiento de tiempo ni herramientas de informes o análisis. Uno pensaría que una herramienta básica como esta sería fácil de usar, pero tratándose de Microsoft, incluso las funciones avanzadas y las integraciones son complicadas y requieren tiempo para aprenderlas.

10. Microsoft Excel

Aunque la mayoría de los profesionales no considera Microsoft Excel como un software de gestión de proyectos de Microsoft, un número sorprendente de organizaciones utiliza plantillas de Excel para gestionar sus proyectos. Esta aplicación de hojas de cálculo permite realizar cálculos complejos, crear gráficos y organizar datos de forma eficiente. Por su flexibilidad, sus funciones y el hecho de que la mayoría de las empresas ya cuenta con una suscripción a Microsoft Office o Microsoft 365, no sorprende que se utilice como herramienta para la gestión de proyectos, aunque no esté diseñada específicamente para ello.

La mayoría de las empresas acaba migrando de Excel a un software de gestión de proyectos más adecuado cuando se enfrenta a las muchas limitaciones de las hojas de cálculo. Aunque Excel tiene funciones de colaboración, están lejos de igualar las que ofrece un software especializado. Por ejemplo, la colaboración en tiempo real y el control de versiones no son tan sólidos. También se ha criticado el riesgo de corrupción de datos, algo que ningún gestor de proyectos quiere enfrentar.

Además, Excel es una herramienta poco adecuada para manejar grandes volúmenes de datos, ya que puede volverse lenta o incluso fallar, lo que dificulta la gestión de proyectos grandes. Crear diagramas de Gantt en Excel es una tarea tediosa y limitada, ya que no permite incluir dependencias entre tareas ni gestión de recursos.

¿Cómo Abrir y Editar Archivos de Microsoft Project Usando ProjectManager?

Si tu equipo aún utiliza productos de gestión de proyectos de Microsoft, es posible que se sienta frustrado con sus limitaciones. Por suerte, existe una alternativa: puedes usar un software como ProjectManager para visualizar y editar archivos de Microsoft Project. Sigue esta guía para gestionar archivos MPP desde tu cuenta de ProjectManager.

1. Comienza una Prueba Gratuita

Asegúrate de registrarte para una prueba gratuita de 30 días, sin compromiso. En nuestra página de precios encontrarás todas las opciones, y todos los planes incluyen compatibilidad con archivos de Microsoft Project.

2. Importa Archivos MPP en ProjectManager Desde la Vista de Diagrama de Gantt

Una vez creada tu cuenta, cambia a la vista de diagrama de Gantt. En la parte superior de la cinta de Gantt, verás un icono de “Importar”.

3. Selecciona el Archivo MPP que Deseas Importar

Sigue la instrucción que aparece en la ventana emergente para seleccionar el archivo de Microsoft Project que deseas importar.

4. Elige tus Opciones de Importación del Archivo MPP

Otra ventana emergente te permitirá decidir si deseas importar los datos en un proyecto nuevo o existente.

5. Importa Todos los Datos o solo la Lista de Tareas

Selecciona en el siguiente menú emergente si deseas importar todos los datos del archivo MPP o solo las tareas.

6. Cierra el Mensaje de Éxito

Si aparece una nueva ventana indicando “Éxito”, habrás importado correctamente el archivo MPP a nuestro software de gestión de proyectos. Ahora puedes ver el proyecto en el diagrama de Gantt o usar otra vista de proyecto.

ProjectManager es el Mejor Software de Gestión de Proyectos

Las herramientas de gestión de proyectos de Microsoft tienen ventajas y desventajas. Pero los equipos que buscan una solución todo en uno, menos costosa y más sencilla seguramente se sentirán frustrados por la variedad de niveles de suscripción, el costo y la complejidad asociados a estas herramientas.

ProjectManager es un software premiado de gestión de proyectos y carteras que es la herramienta preferida por los gestores de proyectos y sus equipos. Incluso quienes están acostumbrados a usar las herramientas de Microsoft pueden utilizar nuestro software para importar y exportar archivos de Microsoft Project, ya sea para evitar la falta de colaboración, aprovechar nuestra app móvil o porque usan productos Apple, que Microsoft no admite pero nosotros sí. Y eso es solo el comienzo de los beneficios de cambiarse de Microsoft a nuestro software.

Funciones Sólidas de Planificación de Recursos

Como nuestra herramienta se conecta en tiempo real con los equipos y el progreso, los gestores de proyecto pueden planificar y hacer seguimiento de los recursos a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Esto comienza al incorporar a los miembros del equipo, donde pueden establecerse disponibilidades como vacaciones, días festivos y permisos.

Esto facilita la asignación de tareas. Los recursos humanos y no humanos pueden planificarse en el diagrama de Gantt y luego monitorearse en la página del equipo o en el gráfico de carga de trabajo con códigos de color. Así, los gestores pueden ver rápidamente quién está sobrecargado o infrautilizado, y equilibrar la carga de trabajo desde esas páginas para mantener la productividad.

Datos en Tiempo Real Sobre Costos, Tiempo y Carga de Trabajo en Paneles de Control

Otras funciones permiten hacer seguimiento en tiempo real. Por ejemplo, las hojas de tiempo seguras agilizan el proceso de nómina, pero también brindan visibilidad sobre los costos laborales para mantener el presupuesto. Para una visión general de los indicadores clave de desempeño (KPI), se puede usar el panel de control del proyecto o del portafolio.

Este recopila datos en vivo y los presenta en gráficos fáciles de leer sobre costos, tiempo, carga de trabajo y más. Para mayor profundidad, hay informes personalizables sobre el estado del proyecto o del portafolio, las variaciones, la carga de trabajo y las hojas de tiempo, entre otros. Estos pueden filtrarse y compartirse con los interesados para mantenerlos informados.

Contenido Relacionado Sobre Microsoft Project

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos complejo, por lo cual familiarizarse con el puede ser difícil. Especialmente considerando que hay muchas otras herramientas similares de Microsoft, que pueden hacer aún más confuso este proceso. Por esta razón, hemos creado blogs informativos para que puedas aprender sobre este software y decidir si es la mejor opción para tu equipo. Aquí hay algunos de ellos.

• ¿Qué Es Microsoft Project? Usos, Funciones y Precio
• Archivo MPP: ¿Qué Es y Cómo Editar Un Archivo en Formato MPP?
• Microsoft Project para Mac: Métodos para Usar Microsoft Project en un Mac
• Microsoft Project Online: Ventajas, Desventajas y Alternativas
• 10 Mejores Alternativas a Microsoft Project (2025)
• Microsoft Project para la Web: Pros, Contras y Alternativas
• ¿Cómo Usar Microsoft Project? Guía para Principiantes

ProjectManager es un software en línea de gestión de proyectos y carteras que conecta a los equipos, ya sea en oficina o en campo. Pueden compartir archivos, comentar a nivel de tarea y mantenerse al tanto con notificaciones por correo y dentro de la app. Únete a empresas como Avis, Nestlé y Siemens que usan nuestro software para lograr proyectos exitosos. Empieza hoy con ProjectManager gratis.

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A medida que los proyectos se vuelven más complejos y las plantillas laborales se expanden a nivel global, la necesidad de herramientas de gestión de proyectos en línea ya no es un lujo. Existen muchas alternativas a MS Project, con distintos niveles de utilidad y funciones de gestión de proyectos. Microsoft ha apostado fuertemente con Microsoft Project. Aunque se ha convertido en un estándar de la industria, presenta varios problemas que llevan a las personas a buscar la mejor alternativa a Microsoft Project.

¿Por Qué las Personas Buscan una Alternativa a Microsoft Project?

Microsoft Project puede hacer gran parte de lo que necesitas al planificar y gestionar un proyecto, pero no es una herramienta perfecta. Existen muchas razones por las cuales quienes lo usan están buscando alternativas a Microsoft Project. Afortunadamente, hay muchas otras soluciones de gestión de proyectos en el mercado que ofrecen a los usuarios una excelente alternativa. Veremos algunas de ellas en un momento, pero primero, revisemos por qué las personas están insatisfechas con MS Project.

• Curva de Aprendizaje Pronunciada Para Los Usuarios: Microsoft Project no es para principiantes. El software es muy técnico y poco intuitivo. Puede que esté bien si tienes un título avanzado en gestión de proyectos, pero para el resto, requerirá mucho esfuerzo, tiempo y capacitación. ¿Por qué hacer eso cuando puedes usar una de las mejores alternativas a MS Project?
• No Hay App Móvil de Microsoft Project Para Android o iOS: Cuesta imaginar un software de gestión de proyectos en 2025 sin aplicación móvil, pero de alguna manera Microsoft Project aún no tiene una. Esto limita severamente la capacidad del equipo para actualizar tareas desde el terreno. Para algunos, esto puede ser motivo suficiente para buscar una alternativa.
• Comunicación deficiente del Equipo, Incluso en Microsoft 365: Microsoft Project no destaca en esta categoría. No puedes comunicarte fácilmente con tu equipo desde la app, por lo que tendrás que recurrir a herramientas como Teams, Outlook o Skype. ¿Por qué usar un complemento cuando podrías elegir una alternativa más eficiente?
• No Se Integra Con Herramientas Fuera de Microsoft: MS Project funciona bien con otros software de gestión de proyectos de Microsoft, pero no si necesitas usar herramientas externas como Salesforce o Slack. Esto puede resultar muy frustrante.
• Precios de Microsoft Project: Confusos y Costosos: Si el costo es lo más importante, el precio de Microsoft Project será difícil de justificar. Además, debes pagar por cada licencia, lo que obliga a distribuir selectivamente las licencias. Afortunadamente, hay opciones más económicas e incluso gratuitas.
• Es Difícil Compartir Datos Con Otros Softwares: Parece que Microsoft Project no quiere que tu equipo colabore. Si alguien del equipo usa Apple, está en desventaja. Hay tantas limitaciones que han surgido herramientas solo para convertir archivos MPP a otros formatos y luego volver a convertirlos. ¡Nada eficiente!

Las 10 Mejores Alternativas a Microsoft Project en 2025

Existen muchas alternativas a Microsoft Project en el mercado, cada una con funciones clave que las hacen únicas. La siguiente lista incluye opciones gratuitas, freemium, en la nube o de código abierto. Revísalas y elige la que mejor se adapte a ti.

1. ProjectManager

ProjectManager es un software en línea de gestión de proyectos y portafolios que encabeza nuestra lista por sus datos avanzados, precios competitivos y compatibilidad con Mac. Esta alternativa a MS Project te permite planificar y programar proyectos, con actualizaciones en tiempo real gracias a paneles en vivo y potentes herramientas de informes que mejoran continuamente el rendimiento. Además, puedes probarlo gratis con una prueba de 30 días sin riesgos.

Diagramas de Gantt Galardonados para Cronogramas de Proyecto Precisos

El diagrama de Gantt de ProjectManager es insuperable: ninguna otra alternativa a Microsoft Project ofrece los cuatro tipos de dependencias, seguimiento de línea base, datos de carga de trabajo en tiempo real, filtro de ruta crítica y más. No todos trabajan igual, por eso incluye cinco vistas distintas: Gantt, kanban, lista de tareas, hoja de cálculo y calendario. A medida que los equipos ejecutan tareas, incluso desde la app móvil, los datos se actualizan al instante en toda la plataforma, ofreciendo paneles e informes confiables.

Obtén Todas las Funciones Avanzadas y Compatibilidad con Mac

ProjectManager no solo funciona en todos los productos Mac, sino que también hace casi todo lo que hace MS Project, más rápido, más fácil y a un precio más bajo, lo que lo coloca en la cima de la lista de mejores alternativas a Microsoft Project. Puedes colaborar sin complicaciones y gestionar cronogramas, recursos, carga de trabajo y mucho más. Además, ProjectManager cuenta con paneles en tiempo real que compilan datos al instante, agilizando el análisis y la elaboración de informes.

Gestión de Recursos Intuitiva

Además de contar con funciones líderes en planificación de proyectos, ProjectManager también ofrece una experiencia de gestión de recursos sin complicaciones. Al programar tareas, la disponibilidad de recursos en tiempo real aparece para mantener equilibrada la carga de trabajo. Cuando el proyecto está en marcha, puedes usar la página de equipo para ver todas las tareas en las que trabaja tu equipo en un solo lugar. Filtra por tipo de equipo, proyecto y rango de fechas para mantener el control del progreso. Haz clic en una tarea para actualizarla o reasignar el trabajo al instante. No puedes obtener ese nivel de gestión y colaboración de equipo en Microsoft Project.

Como ventaja adicional, ProjectManager permite importar y exportar archivos MPP sin problemas. Si algunos miembros del equipo todavía usan Microsoft Project, nunca ha sido tan fácil colaborar en archivos y planes de proyecto MPP. Es tan simple que podrías convencerlos de cambiarse a esta alternativa a Microsoft Project. No hay otro software en esta lista de alternativas a Microsoft Project que sea tan potente y fácil de usar. Descúbrelo tú mismo con una prueba gratuita de 30 días.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project Para la Gestión de Proyectos

Ventajas y Características Clave de ProjectManager

• Vistas múltiples para la gestión de proyectos
• Planificación, programación, seguimiento y gestión de recursos sólidas
• Software de gestión de proyectos basado en la nube compatible con Mac y con almacenamiento ilimitado de archivos
• Puede usarse para ver y editar archivos de Microsoft Project (archivos MPP)
• Gran alternativa para oficinas de gestión de proyectos, programas y portafolios (PMO)
• Prueba gratuita
• Aplicación móvil de gestión de proyectos para Android e iOS

Desventajas y Limitaciones de ProjectManager

• Funciones de personalización limitadas
• Menos integraciones que otras alternativas a Microsoft Project en esta lista
• No tiene plan gratuito

Precios

• Team: $14.00 por usuario/mes
• Business: $26.00 por usuario/mes
• Enterprise: contactar al equipo de ventas para una cotización personalizada

Reseñas Sobre ProjectManager

• Promedio de Reseñas en G2: 4.4/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.1/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “ProjectManager funciona muy bien con proyectos tanto grandes como pequeños. Poder usarlo en proyectos con solo dos personas hasta cientos ha sido invaluable.” Peter W – Obtenida de Capterra, traducida al español.
• “Antes gestionábamos proyectos, recursos e informes en diferentes sistemas. Con ProjectManager hemos consolidado todo y trabajamos con mayor eficiencia.” Jeffrey M – Obtenida de Capterra, traducida al español.
• “Tener el alcance completo de las actividades y saber quién es responsable, además del control del tiempo, es excelente.” Flavio M – Obtenida de G2, traducida al español.
• “Tiene un sistema contable excelente capaz de calcular el tiempo que una persona ha dedicado a una tarea asignada. Me gusta poder colaborar con mis colegas del sector financiero a través de ProjectManager.” Jesus C – Obtenida de G2, traducida al español.
• “La interfaz de la aplicación es fácil de usar y ayuda a identificar lo que buscamos con mínimo esfuerzo.” Pavan H – Obtenida de G2, traducida al español.

2. Wrike

Wrike es una alternativa a MS Project que aparece en nuestra lista porque es más fácil de usar que Microsoft a la hora de planificar, hacer seguimiento y analizar proyectos. Es mucho más colaborativa que MS Project, aunque casi todas las alternativas a Microsoft Project en esta lista también lo son. Puedes invitar fácilmente a freelancers, contratistas, clientes y equipos de otros departamentos a la herramienta de forma gratuita, lo cual es un buen detalle.

Esas funciones de planificación y colaboración son excelentes, pero necesitarás bastante tiempo para familiarizarte con su uso. No olvides incluir tiempo de formación en tus proyectos para que todos se adapten al uso de Wrike. Eso no significa que sea difícil de usar, solo que es complicado saber cuál es el plan adecuado para avanzar. A continuación detallamos los niveles de precios, pero además tienen versiones del software específicas para distintas industrias, lo que añade confusión. Es una herramienta de gestión de proyectos costosa, con mínimos de usuarios, lo que podría impedir que algunos usuarios la consideren como opción.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project Para la Planificación de Proyectos

Ventajas y Características Clave de Wrike

• Permite que usuarios sin licencia de Wrike visualicen proyectos, lo cual facilita el compartirlos
• Gráficas de Gantt, calendarios y tableros de gestión de tareas
• Prueba gratuita
• Plan gratuito
• Gestión de proyectos desde móvil para Android e iOS

Desventajas y Limitaciones de Wrike

• Su conjunto de funciones se enfoca más en la gestión del trabajo que en la gestión de proyectos
• Las gráficas de Gantt carecen de funciones importantes como el seguimiento de costos y recursos
• Funciones limitadas de monitoreo y control de proyectos e informes en comparación con Microsoft Project
• Mínimos de usuarios elevados

Precios

• Plan gratuito: $0
• Plan Professional: $10.00 por usuario/mes
• Plan Business: $24.80 por usuario/mes

Reseñas Sobre Wrike

• Promedio de Reseñas en G2: 4.2/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.3/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “Wrike se ha vuelto esencial en mi día a día y me mantiene organizada y al tanto de mis tareas.” Paige T – Obtenida de G2, traducida al español.
• “La productividad ha mejorado al eliminar tareas esenciales pero repetitivas.” denise S – Obtenida de G2, traducida al español.

3. Smartsheet

Smartsheet es una alternativa en línea a MS Project que funciona como una hoja de cálculo pero añade funciones colaborativas que conectan a los equipos. Su enfoque en la colaboración implica que las funciones de programación y gestión de tareas son más limitadas de lo que algunos podrían desear, aunque no están ausentes. Es potente como MS Project pero más personalizable, con soporte para automatización.

Sin embargo, debido a su alcance limitado en cuanto a la gestión de proyectos, los usuarios tendrán que pagar más para acceder a funciones como el seguimiento del tiempo, presupuestos y gestión de recursos. No hay actualizaciones en tiempo real y el guardado automático puede ser algo lento, lo cual es frustrante si se pierde información antes de que se guarde. Si necesitas funciones avanzadas de gestión de proyectos, tendrás que buscar otras alternativas a MS Project.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project para Hojas de Cálculo y Plantillas

Ventajas y Características Clave de Smartsheet

• Ideal para pasar de plantillas de Excel a software de gestión de proyectos
• Los archivos pueden exportarse a Microsoft Excel y Microsoft Project
• Compatible con Mac
• Prueba gratuita
• Aplicación móvil para gestión de proyectos en Android e iOS

Desventajas y Limitaciones de Smartsheet

• Las herramientas simples de gestión de proyectos carecen de la funcionalidad que ofrece Microsoft Project. Son más similares a software de gestión de proyectos de Microsoft más basico, como Planner o Project para la Web.
• Algunas funciones requieren fórmulas de hoja de cálculo, lo que añade una curva de aprendizaje pronunciada
• La falta de herramientas de gestión de recursos es una desventaja frente a otras alternativas a Microsoft Project
• Los tableros e informes no son lo suficientemente detallados para la gestión de proyectos, programas o carteras
• No tiene plan gratuito

Precios de Smartsheet

• Plan Pro: $9 por usuario/mes
• Plan Business: $19 por usuario/mes

Reseñas Sobre Smartsheet

• Promedio de Reseñas en G2: 4.4/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.5/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “Smartsheet me ha permitido tomar mi lista de tareas y ejecutarla de una manera que no creí posible.” Victoria W – Obtenida de G2, traducida al español.
• “Me gusta que Smartsheet tenga muchas funciones diferentes. Puede usarse para gestión de proyectos, inventario o planificación de eventos.” Lauren M – Obtenida de Capterra, traducida al español.

4. Primavera P6

Primavera P6 es un software de gestión de proyectos desarrollado por Oracle y utilizado para la gestión de carteras empresariales. Es una alternativa a Microsoft Project que se adapta mejor a proyectos grandes y complejos, que suelen encontrarse en la construcción, la ingeniería y la manufactura. Es útil para proyectos que requieren una programación extensa, gestión de recursos e informes detallados. En cuanto a la programación, incluye diagramas de Gantt, análisis del camino crítico y más. Para la gestión de recursos, el software ofrece nivelación de recursos, asignación y control de costos.

El problema con esta alternativa a Microsoft Project es que es complicada y tiene una curva de aprendizaje pronunciada, especialmente para los nuevos usuarios. Hay que estar preparado para dedicar tiempo a una capacitación significativa antes de comenzar cualquier trabajo de proyecto. Además, el precio de entrada es alto. Esta alternativa a Microsoft Project es más cara que la mayoría de los softwares de gestión de proyectos cuando se necesitan licencias adicionales e implementación. También es exigente en recursos. Se requieren recursos informáticos sustanciales e infraestructura para soportarla, además de mantenimiento.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project para Empresas

Funciones y Beneficios Clave de Primavera:

• Ofrece funciones especializadas para la gestión de carteras de proyectos empresariales
• Soluciones de software de gestión de proyectos en línea y en instalaciones
• Cuenta con una versión en línea, Oracle Primavera Cloud
• Aplicación móvil para Android e iOS

Contras y Limitaciones de Primavera:

• No hay soporte al cliente por parte de Oracle
• La interfaz de usuario se siente desactualizada en comparación con la mayoría de los softwares de esta lista
• El software es complejo y difícil de usar
• Es difícil encontrar documentación del producto en línea
• Solución muy costosa de gestión de proyectos para equipos pequeños

Precios de Primavera

Puedes adquirir una licencia de escritorio o pagar una suscripción mensual para el servicio en línea de cualquiera de estas y otras versiones de Primavera.

• Primavera P6 Enterprise Project Portfolio Management: $2,750
• Primavera P6 Progress Reporter: $950
• Primavera P6 Professional Project Management: $2,500

Reseñas de Primavera

• Promedio de Reseñas en G2: 4.4/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.4/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “Oracle Primavera Cloud es muy fácil de usar, tiene excelentes herramientas de gestión y programación que permiten una buena coordinación entre el equipo y también ahorra tiempo y dinero.” Bruno L. – Obtenida de Capterra, traducida al español.
• “Cálculo preciso y los datos de salida son perfectos.” Sameh H. – Obtenida de Capterra, traducida al español.

5. Monday.com

Monday es una alternativa a Microsoft Project que es divertida de usar, lo que la convierte en casi lo opuesto a Microsoft Project. Monday es un software de gestión de proyectos que no se siente como un software de gestión de proyectos. Es fácil comenzar a personalizar flujos de trabajo, y cuenta con automatización para mantener a los usuarios alineados y actualizados sobre fechas de entrega. Los usuarios ágiles apreciarán los tableros kanban para la gestión de tareas y el panel personalizado que muestra el progreso en tiempo real.

Si todo esto suena como una buena alternativa a MS Project y quieres probarla, solo tendrás dos semanas para experimentar con la versión de prueba o utilizar la edición gratuita, que está limitada a dos usuarios. Eso no es realmente suficiente tiempo para familiarizarse con la aplicación. Más una colección de hojas de cálculo personalizadas que un software de gestión de proyectos, Monday podría quedarse corto para tus necesidades de gestión. Por ejemplo, no hay diagrama de Gantt. La línea de tiempo que ofrecen es un intento básico de igualar el poder del Gantt. No hay dependencias, lo cual sin duda causará dolores de cabeza al ejecutar tu proyecto. Pero si buscas alternativas simples a MS Project, esta podría serlo.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project por Facilidad de Uso

Ventajas y Funciones Clave de Monday.com

• Ideal para gestores de proyectos principiantes y líderes de equipo en diversas industrias
• Funciones de colaboración en equipo fáciles de usar
• Aplicación móvil para la gestión de proyectos en Android e iOS
• Prueba gratuita
• Plan gratuito

Desventajas y Limitaciones de Monday.com

• Su conjunto de funciones no es lo suficientemente sólido para la gestión de proyectos, programas o carteras de proyectos
• Los informes y paneles del proyecto son limitados en comparación con Microsoft Project
• Funciones de planificación de proyectos limitadas, más orientadas a la gestión de tareas y flujos de trabajo

Precios de Monday.com

• Plan gratuito: $0 por usuario/mes
• Básico: $9 por usuario/mes, facturado anualmente
• Estándar: $12 por usuario/mes, facturado anualmente
• Pro: $19 por usuario/mes, facturado anualmente
• Mínimo de 3 usuarios

Reseñas de Monday.com

• Promedio de Reseñas en G2: 4.7/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.6/5

Reseñas destacadas de Usuarios

• “Antes teníamos un caos de hojas de Excel y correos electrónicos, pero ahora todo está en un solo lugar.” Laura A – Obtenida de G2, traducida al español.
• “En general, es un gran producto, pero requiere mucha configuración inicial para aprovechar todas sus funciones y características.” Ana D – Obtenida de Capterra, traducida al español.

6. Asana

Asana es una excelente alternativa a Microsoft Project que organiza el trabajo entre todos tus equipos y garantiza que todos sean siempre productivos. Es altamente colaborativa y hace seguimiento de tareas y flujos de trabajo, lo que la convierte en una herramienta ideal para la gestión de tareas. Es flexible en ese sentido, y cuenta con algunas de las mejores herramientas de comunicación de esta lista, incluyendo mensajería por video que se puede compartir con el equipo. También ofrece múltiples vistas de proyecto, como tableros kanban, listas y calendarios.

Pero, incluso con todas sus funciones e integraciones, eso no significa que Asana sea una alternativa completamente equipada a Microsoft Project. Hay grandes vacíos en la plataforma. Por ejemplo, no cuenta con herramientas de gestión de recursos, control de presupuesto ni seguimiento de gastos, entre otras funciones que los gestores de proyectos esperan de un software de gestión. Los proyectos que implican mucho trabajo de diseño no estarán contentos con la falta de funciones para marcar o revisar elementos visuales. Aun así, muchos se dejarán convencer por su diseño y flexibilidad al buscar alternativas a Microsoft Project.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project para Gestión de Tareas

Ventajas y Funciones Clave de Asana

• Interfaz amigable y herramientas fáciles de usar
• Ideal para la colaboración en equipo
• Aplicación móvil para la gestión de proyectos en Android e iOS
• Alternativa a Microsoft Project con un plan gratuito
• Prueba gratuita

Desventajas y Limitaciones de Asana

• Su vista de cronograma imita un diagrama de Gantt pero carece de funciones de gestión de costos y seguimiento de recursos
• Herramientas de gestión de proyectos limitadas en comparación con Microsoft Project
• Funciones demasiado simples que no cumplen con la planificación, programación y seguimiento de proyectos

Precios de Asana

• Plan gratuito: $0 por usuario/mes
• Plan Premium: $10.99 por usuario/mes, facturado anualmente
• Plan Business: $24.99 por usuario/mes, facturado anualmente

Reseñas de Asana

• Promedio de Reseñas en G2: 4.4/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.5/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “Asana es muy fácil de usar, intuitiva para los miembros de mi equipo que no tienen formación técnica pero necesitan comenzar y contribuir de inmediato.” Sara G – Obtenida de G2, traducida al español.
• “En general, tuve mucho éxito manteniéndome organizada con esta herramienta de gestión de proyectos.” Mary B – Obtenida de Capterra, traducida al español.

7. Jira

Jira es una alternativa a Microsoft Project utilizada para la gestión de proyectos y el seguimiento de incidencias. Se usa principalmente en el desarrollo de software, aunque puede adaptarse a otros tipos de proyectos. No es una comparación directa con MS Project, pero ofrece capacidades similares, como el seguimiento de tareas, la gestión de flujos de trabajo y la planificación de proyectos. Puede personalizarse e integrarse con otras herramientas y servicios. Es especialmente útil para equipos que trabajan en un entorno ágil. También cuenta con informes y paneles sólidos.

Esta alternativa a Microsoft Project no es ideal para proyectos que se ejecutan con la metodología en cascada. Esto se debe a que no tiene diagramas de Gantt, que son la herramienta preferida para la gestión de proyectos tradicional. La interfaz y muchas de sus funciones, como el kanban, no son fáciles de usar. El costo también puede ser un problema si se requiere licenciar a varios miembros del equipo. Algunos usuarios han informado problemas de rendimiento al gestionar proyectos grandes, lo cual puede afectar negativamente la productividad.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project para desarrollo de Software

Ventajas y Funciones Clave de Jira

• Buena para el seguimiento de incidencias
• Plugins disponibles en el marketplace
• Aplicación móvil disponible para Android e iOS
• Plan gratuito
• Prueba gratuita de 7 días

Desventajas y Limitaciones de Jira

• No cuenta con diagramas de Gantt, lo cual es una gran desventaja frente a otras alternativas a MS Project
• La interfaz de usuario es difícil de navegar, los tableros kanban no son fáciles de usar
• El conjunto de funciones está diseñado para equipos ágiles de desarrollo de software, por lo que no es una buena opción para equipos que utilizan otras metodologías de gestión de proyectos

Precios de Jira

• Plan gratuito: $0 por usuario
• Estándar: $7.53 por usuario
• Premium: $13.53 por usuario
• Enterprise: Contactar con ventas

Reseñas de Jira

• Promedio de Reseñas en G2: 4.3/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.4/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “En mi oficina usamos Jira para la gestión de tareas y del tiempo, lo que nos ayuda en proyectos de equipo con múltiples componentes en movimiento.” Saili K – Obtenida de G2, traducida al español.
• “Una vez superada la fase de aprendizaje, Jira mejoró significativamente nuestra eficiencia y colaboración en los proyectos.” Abu R – Obtenida de Capterra, traducida al español.

8. Microsoft Planner

Si te encantan los productos de Microsoft pero sientes que Microsoft Project es demasiado para ti, prueba Microsoft Planner. Es evidente que no cuenta con diagramas de Gantt, pero si eso no representa un problema, podría valer la pena intentarlo. Esta alternativa a Microsoft Project es una herramienta ligera de gestión de tareas que se especializa en tableros kanban y listas de tareas. y para facilitar la colaboración, incluye notificaciones por correo electrónico y calendarios para quienes necesiten una solución de gestión del trabajo.

Sin embargo, es una herramienta limitada en comparación con Microsoft Project, y ciertamente no tendrás las funciones de planificación y programación de MS Project, mucho menos su gestión de recursos y gestión de carteras. Pero, si solo necesitas un espacio en línea para gestionar tareas con tu equipo y ya estás inmerso en el universo Microsoft, prueba con Microsoft Planner.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project Para Fans de Microsoft

Ventajas y Funciones Clave de Microsoft Planner

• Herramientas simples de colaboración en equipo para una comunicación eficaz
• Funciones básicas de gestión de tareas, fáciles de entender para la mayoría de los usuarios
• Aplicación móvil disponible para Android e iOS
• Prueba gratuita

Desventajas y Limitaciones de Microsoft Planner

• No ofrece diagramas de Gantt, solo tableros kanban y listas de tareas
• No cuenta con funciones de automatización de flujos de trabajo
• Conjunto de funciones limitado para la gestión de proyectos

Precios de Microsoft Planner

• Planner Plan 1: $10.00 por usuario/mes
• Planner y Project Plan 3: $30.00 por usuario/mes
• Planner y Project Plan 5: $55.00 por usuario/mes

Reseñas de Microsoft Planner

• Promedio de Reseñas en G2: 4.2/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.3/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “En general, mi experiencia con Microsoft Planner ha sido muy positiva, ya que ha ayudado a mi equipo a compartir tareas y establecer procedimientos a seguir.” Alvaro G – Obtenida de G2, traducida al español.
• “Microsoft Planner es genial porque forma parte de la familia Microsoft 365. Funciona muy bien con otras aplicaciones de Microsoft como Teams y Outlook, lo que lo hace fácil de usar.” Anand G – Obtenida de Capterra, traducida al español.

9. Zoho Projects

Zoho Projects es una alternativa a Microsoft Project con tableros kanban para organizar tareas, un feed social que captura actualizaciones sobre esas tareas y foros para discusiones más largas. Conecta a los equipos para fomentar la productividad e incluso tiene una función de hoja de tiempo para que los gestores vean cuánto tiempo dedica cada miembro del equipo a sus tareas. Ofrece seguimiento de incidencias y una vista de proyecto en diagrama de Gantt.

Lo que le falta como alternativa a MS Project son herramientas de gestión de recursos e informes. En cierto modo, un gestor estaría a ciegas si no puede generar informes de estado y luego reasignar recursos para mantener a su equipo trabajando a plena capacidad. Tampoco tiene funciones para gestionar más de un proyecto a la vez, lo que limita lo que la herramienta puede ofrecer a los usuarios.

Veredicto: Mejor Alternativa Económica a Microsoft Project

Ventajas y Funciones Clave de Zoho Projects

• Buena opción para la gestión básica de proyectos
• Aplicación móvil para la gestión de proyectos en Android e iOS
• Prueba gratuita
• Plan gratuito disponible

Desventajas y Limitaciones de Zoho Projects

• La interfaz de usuario podría mejorarse para una mejor navegación
• Las funciones de seguimiento con diagrama de Gantt son limitadas en comparación con Microsoft Project
• Falta de funciones de gestión de recursos
• Difícil de integrar con otras herramientas

Precios de Zoho Projects

• Plan gratuito: $0 por usuario/mes, hasta cinco usuarios
• Premium: $4 por usuario/mes, facturado anualmente
• Enterprise: $9 por usuario/mes, facturado anualmente

Reseñas de Zoho Projects

• Promedio de Reseñas en G2: 4.3/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.5/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “Lo que más me gusta es cómo se integra perfectamente con todo el ecosistema de Zoho.” Emy L – Obtenida de G2, traducida al español.
• “Aunque la interfaz y la configuración eran un poco complicadas, Zoho Projects te ayuda a hacer un seguimiento eficiente de tus proyectos.” Shria G – Obtenida de Capterra, traducida al español.

10. Airtable

Airtable es una alternativa a Microsoft Project basada en la nube que combina elementos de una hoja de cálculo con la funcionalidad de una base de datos. Es fácil de usar y personalizable; permite gestionar proyectos en múltiples vistas, como cuadrícula, calendario, kanban y galería. Aquellos familiarizados con hojas de cálculo se adaptarán fácilmente a esta herramienta. Además, cuenta con varias plantillas prediseñadas para la gestión de proyectos, planificación de contenido y CRM. También es colaborativa, ofrece automatización para tareas repetitivas y una aplicación móvil para iOS y Android.

Aunque cuenta con múltiples vistas de proyecto, no ofrece diagrama de Gantt, que es una herramienta fundamental para la planificación y programación de proyectos, excepto en las cuentas de suscripción de nivel superior. de hecho, sus herramientas de programación son en general limitadas. Aunque tiene algo de automatización, también es limitada y puede requerir aplicaciones de terceros. Incluso su gestión de tareas puede resultar problemática, ya que configurar tareas y subtareas puede ser complicado. Esta alternativa a Microsoft Project tampoco cuenta con nivelación de recursos ni con la capacidad de vincular todas las dependencias, lo que puede generar retrasos costosos, además de carecer de funciones detalladas de generación de informes. Esta herramienta simplemente no es adecuada para proyectos grandes, y quienes la prueben podrían encontrar que su costo es excesivamente alto.

Veredicto: Mejor Alternativa a Microsoft Project para Crear Aplicaciones

Ventajas y Funciones Clave de Airtable

• Interfaz fácil de usar
• Colaboración en tiempo real
• Vinculación de registros
• Plantillas prediseñadas
• Múltiples vistas: cuadrícula, kanban, calendario, galería
• Plan gratuito

Desventajas y Limitaciones de Airtable

• Precios elevados por usuario
• Limitaciones en la entrada de datos
• Restricciones de almacenamiento
• Personalización limitada
• Falta de escalabilidad

Precios de Airtable

• Plan gratuito: $0 por usuario/mes
• Team: $20 por asiento/mes (facturado anualmente)
• Business: $45 por asiento/mes (facturado anualmente)
• Enterprise: contactar con ventas

Reseñas de Airtable

• Promedio de Reseñas en G2: 4.6/5
• Promedio de Reseñas en Capterra: 4.7/5

Reseñas Destacadas de Usuarios

• “Muchas plantillas para comenzar. Altamente personalizable.” Jean D. – Obtenida de Capterra, traducida al español.
• “Una vez que configurabas una tabla, era muy eficaz.” Matt H. – Obtenida de Capterra, traducida al español.

¿Qué Alternativa a Microsoft Project Es la Mejor Para Ti?

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos torpe, costoso y difícil de usar. Aunque para muchos es la opción predeterminada, no satisface las necesidades de todos los equipos.

Los equipos de gestión de proyectos de construcción, por ejemplo, pueden sentirse limitados por las débiles funciones de programación de MS Project, lo que los lleva a buscar una alternativa a Microsoft Project con diagramas de Gantt dinámicos y funciones de asignación de recursos. Los equipos de marketing pueden buscar una alternativa con excelentes integraciones que vayan más allá del ecosistema de Microsoft, mientras que los estudiantes pueden optar por una alternativa gratuita o de código abierto que se adapte mejor a su presupuesto y flujo de trabajo.

Contenido Relacionado Sobre Microsoft Project

Microsoft Project es un software de gestión de proyectos complejo, por lo cual familiarizarse con el puede ser difícil. Especialmente considerando que hay muchas otras herramientas similares de Microsoft, que pueden hacer aún más confuso este proceso. Por esta razón, hemos creado blogs informativos para que puedas aprender sobre este software y decidir si es la mejor opción para tu equipo. Aquí hay algunos de ellos.

• ¿Qué Es Microsoft Project? Usos, Funciones y Precio
• Archivo MPP: ¿Qué Es y Cómo Editar Un Archivo en Formato MPP?
• 10 Software de Gestión de Proyectos de Microsoft
• Microsoft Project para Mac: Métodos para Usar Microsoft Project en un Mac
• Microsoft Project Online: Ventajas, Desventajas y Alternativas
• Microsoft Project para la Web: Pros, Contras y Alternativas
• ¿Cómo Usar Microsoft Project? Guía para Principiantes

ProjectManager es un software galardonado que organiza tareas, equipos y proyectos. Es la mejor alternativa a Microsoft, con todas las funciones y sin las frustraciones. Puedes usarlo para importar y exportar archivos de MS Project o, mejor aún, abandonar esa herramienta costosa y suscribirte a la nuestra, con múltiples niveles de pago. Prueba gratis hoy mismo.

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Descubre si Microsoft Project es adecuado para ti. Si no lo es, podría ser momento de explorar una alternativa a Microsoft Project.

ProjectManager, por ejemplo, es una alternativa a Microsoft Project que ofrece casi todas las mismas funciones que Project en una plataforma moderna y fácil de usar. Colabora con tu equipo utilizando diagramas de Gantt, tableros kanban, paneles, hojas de ruta y más. Incluso puedes gestionar y hacer seguimiento de tus recursos en tiempo real: Project no puede hacer eso. Comienza hoy gratis.

¿Cómo Empezar un Proyecto en Microsoft Project?

Una vez que hayas descargado Microsoft Project y lo hayas abierto en tu escritorio, puedes comenzar a ingresar datos en el plan de tareas del diagrama de Gantt, como el nombre de la tarea y su duración.

A medida que ingreses tareas y duraciones en la hoja de cálculo a la izquierda, verás que se representa gráficamente a la derecha con una barra azul sobre una línea de tiempo en el diagrama de Gantt. Esto se llama barra de tareas, y es una excelente manera de obtener una vista rápida de qué tareas deben completarse y cuándo.

Una vez que todas tus tareas hayan sido ingresadas en la hoja de cálculo y reflejadas en el diagrama de Gantt a la derecha de tu pantalla, recuerda guardar el proyecto. Asígnale un nombre y colócalo en una carpeta. Es buena idea numerar este archivo para distinguirlo de las versiones nuevas que crearás a medida que el proyecto avance. El archivo se guardará con la extensión MPP.

¿Cómo Identificar Fecha de Inicio del Proyecto y Dependencias Entre Tareas?

MS Project configura por defecto todas las tareas para que comiencen en la misma fecha, por lo que ahora debes indicar al programa cuándo comienza cada tarea. Haz esto haciendo clic en el elemento Proyecto en la barra superior y luego en Información del proyecto en el menú desplegable. Aparecerá una nueva ventana donde podrás cambiar la fecha de inicio.

Microsoft Project te permite señalar dependencias entre tareas, como cuando una tarea no puede comenzar hasta que otra haya terminado. Querrás gestionar estas dependencias, y MS Project te da la opción de enlazarlas. Una forma de hacerlo es desde el diagrama de Gantt, colocando el cursor en el centro de la barra de tareas. El cursor se convertirá en una flecha de cuatro direcciones, que al hacer clic izquierdo te permitirá arrastrar una tarea sobre otra y enlazarlas. Luego guarda el archivo y márcalo como versión dos.

¿Cómo Crear Hitos de Proyecto en Microsoft Project?

Un hito marca el final de una fase del proyecto y es una buena manera de hacer seguimiento al progreso y mantenerse en el cronograma. Querrás añadirlos a tu diagrama de Gantt. Para convertir una tarea en hito, haz clic sobre la tarea. Una vez resaltada, haz clic derecho para abrir la ventana de información de la tarea.

Haz clic en la pestaña Avanzado. Verás una casilla en la parte inferior izquierda. Solo tienes que marcar esta casilla y la tarea se designará como hito. La verás en tu diagrama de Gantt como una figura de diamante negro. No olvides guardar.

Familiarízate la Barra de Herramientas e Iconos en Microsoft Project

La opción de la barra de herramientas se encuentra en el menú Vista, el cual te permite elegir la vista que deseas: diagrama de Gantt, calendario, diagrama de red, uso de tareas, seguimiento, etc. Puedes elegir la vista que sea más relevante para ti, la cual cambiará durante el proyecto, así que usarás esta función con frecuencia.

También hay una opción de barra de herramientas en el menú Vista, que abrirá otra ventana a la derecha con más opciones. Las opciones Estándar y Formato son predeterminadas, pero puedes cambiarlas como desees para ver lo que necesites en cada momento de tu proceso de gestión de proyectos. Usar Microsoft Project te da un buen nivel de control sobre cómo visualizas el proyecto.

Los iconos en la barra de herramientas ofrecen un consejo emergente si colocas el cursor sobre ellos, lo cual puede ayudarte a familiarizarte con el vocabulario visual de MS Project. Los iconos deberían ser conocidos para cualquier persona con cierta alfabetización digital: Nuevo archivo, Búsqueda de archivos, Vista previa de impresión, Ortografía, Deshacer, etc.

Deberías explorar y familiarizarte con todas las funciones y opciones de formato que ofrece el software. Una vez lo hayas hecho, puedes personalizar la barra de herramientas quitando o añadiendo opciones. A la derecha de la barra de herramientas estándar hay una doble flecha pequeña y una flecha hacia abajo que se pueden usar para personalizar la barra de herramientas.

¿Cómo Compartir Archivos de Microsoft Project?

Aprender a usar Microsoft Project es un proyecto en sí mismo. Es el software de gestión de proyectos de Microsoft más complejo que existe, y hay que tener paciencia y darle tiempo al proceso de aprendizaje. Si inviertes algo de tiempo, obtendrás una buena herramienta de gestión de proyectos que te ayudará a gestionar tus iniciativas. Sin embargo, cuando se trata de compartir archivos con tu equipo, puede que te frustres al no encontrar una solución sencilla más allá de comprar más licencias de MS Project.

Existen, por supuesto, soluciones para quienes no tienen una licencia de Microsoft Project pero aún necesitan trabajar con archivos MPP y compartirlos. Lo más común es usar alguno de los muchos visores de MS Project disponibles en línea. Estos permiten visualizar archivos, pero la mayoría no te da la posibilidad de trabajar en ellos.

Es Posible Usar ProjectManager para Trabajar con Archivos MPP en Línea con tu Equipo

ProjectManager es la excepción, ya que nuestra herramienta de gestión de proyectos en línea puede importar archivos MPP y luego ofrecerte todas las funciones necesarias para editarlos, incluso más opciones que Microsoft Project. Esto nos convierte en una excelente alternativa a Microsoft Project, o al menos en un software complementario.

MS Project no es fácil de compartir en línea. Sus archivos son demasiado grandes y pesados. Pero eso se soluciona fácilmente con la integración de ProjectManager con Microsoft Project. ProjectManager permite ver y compartir archivos MPP, e incluso realizar un intercambio bidireccional, manteniendo los cambios y el formato entre un programa y otro.

En cuanto a funciones, tenemos diagramas de Gantt galardonados que funcionan igual que en MS Project, y un panel en tiempo real que te da una visión precisa y oportuna de la ejecución del alcance del proyecto. También hay hojas de tiempo y gestión de cargas de trabajo para ayudarte a registrar horas junto al proyecto. Y ofrecemos herramientas en línea que fomentan la colaboración con tu equipo.

Si solo necesitas acceder a archivos MPP, deberías echar un vistazo a ProjectManager. Como ya se mencionó, es más que una herramienta para ver tus archivos de MS Project en línea; también te permite trabajar en ellos y guardarlos sin perder tu trabajo.

¿Cómo Importar tu Plan de Microsoft Project en ProjectManager?

Ahora que conoces lo básico, es momento de ver lo fácil que es trabajar con MS Project usando ProjectManager, y cómo, como herramienta independiente, cubrimos todas tus necesidades de gestión de proyectos. Aquí tienes un breve tutorial para importar tu archivo MPP en nuestro software.

Regístrate para una prueba gratuita y sigue los pasos para cargar tus archivos de Microsoft Project en una herramienta colaborativa en línea.

Comienza el Proceso

Empieza seleccionando la vista de proyecto tipo Gantt. Allí verás un botón de importación que parece una caja con una flecha. Solo haz clic en él.

¿Qué Archivo Deseas Importar?

¿Ves la ventana emergente? Quiere saber qué archivo deseas importar. Elígelo y haz clic en Siguiente.

Elige Opciones de Archivo

En la nueva ventana emergente, verás opciones como si deseas importar el archivo MPP a un nuevo proyecto o a uno existente. Luego decide si quieres conservar o reemplazar los datos.

¿Quieres Todo o Solo la Lista de Tareas?

Después, decide si deseas importar todos los datos o solo las tareas. Una vez que selecciones eso, haz clic en Siguiente.

¡Empieza a Trabajar!

Comienza a compartir y editar tu archivo MPP. Notarás que conservamos tus personalizaciones, y cuando lo exportes, los cambios también se trasladarán al archivo de vuelta a MS Project.

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Microsoft Project es un software de gestión de proyectos complejo, por lo cual familiarizarse con el puede ser difícil. Especialmente considerando que hay muchas otras herramientas similares de Microsoft, que pueden hacer aún más confuso este proceso. Por esta razón, hemos creado blogs informativos para que puedas aprender sobre este software y decidir si es la mejor opción para tu equipo. Aquí hay algunos de ellos.

• ¿Qué Es Microsoft Project? Usos, Funciones y Precio
• Archivo MPP: ¿Qué Es y Cómo Editar Un Archivo en Formato MPP?
• 10 Software de Gestión de Proyectos de Microsoft
• Microsoft Project para Mac: Métodos para Usar Microsoft Project en un Mac
• Microsoft Project Online: Ventajas, Desventajas y Alternativas
• 10 Mejores Alternativas a Microsoft Project (2025)
• Microsoft Project para la Web: Pros, Contras y Alternativas

ProjectManager es una excelente alternativa a ese programa tan pesado, especialmente si necesitas Microsoft Project para Mac. Somos más ágiles y estamos en línea, por lo que puedes compartir fácilmente. ProjectManager también es una gran alternativa a MS Project, ofreciendo casi las mismas funciones, pero es más fácil de usar, más colaborativo y sin los altos costos ni la curva de aprendizaje. Pruébalo tú mismo con esta prueba gratuita de 30 días.

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Dependiendo de las herramientas de gestión de proyectos que utilices, podrías terminar con archivos de varios tipos—y esto puede generar problemas de compatibilidad. Un ejemplo de esto es un archivo MPP.

Desafortunadamente, como los archivos MPP no fueron diseñados para compartirse fuera de Microsoft Project, el software de gestión de proyectos en el que se crean, intentar abrir una extensión de archivo MPP puede generar confusión y retrasos. Sigue leyendo para ver cómo se crean los archivos MPP y cómo abrir esta extensión de archivo para acceder a datos importantes del proyecto.

¿Qué Es Un Archivo MPP?

Un archivo MPP es un formato exclusivo de Microsoft Project. Cada archivo MPP contiene información detallada sobre un proyecto, incluyendo el plan del proyecto, cronograma, línea de tiempo, presupuesto, entregables y más. En esencia, es un plano completo del proyecto, y exportarlo permite compartir información con las partes interesadas.

La diferencia entre compartir una extensión de archivo MPP y otro tipo de archivo es que los archivos MPP solo pueden abrirse si se cuenta con una licencia de Microsoft Project. Esto impide que muchas personas puedan abrir el archivo que se les ha compartido.

Un ejemplo común de este problema es cuando se comparten archivos MPP con usuarios de Mac. Debido a que Microsoft Project no puede usarse en Mac, no hay forma de abrir una extensión de archivo MPP ni ver la información o hacer cambios. Este problema afecta directamente el flujo de trabajo y ralentiza los proyectos. Incluso si todo el equipo usa Microsoft Project, es probable que alguien con quien compartan los datos del proyecto no lo use. Hay muchísimas herramientas de gestión de proyectos, pero los archivos MPP te obligan a usar únicamente Microsoft Project.

Por suerte, ProjectManager es una alternativa a Microsoft Project con una potente función de importación que te permite acceder a los datos existentes en tus archivos MPP. ¡Además, es compatible con cualquier sistema operativo!

¿Cómo Abrir Un Archivo MPP Con ProjectManager?

Para comenzar a abrir tu archivo MPP con ProjectManager, primero necesitas iniciar una prueba gratuita de 30 días. No solo puedes acceder a cualquier archivo con extensión MPP, también se convierte esa información y te permite comenzar a gestionar tu proyecto de inmediato. Además, cuando exportas tu proyecto desde ProjectManager, el archivo resultante es universalmente compatible y puede ser abierto por cualquier persona.

Esto significa que, incluso si un proyecto se originó en Microsoft Project, ahora puede ser trabajado por miembros del equipo sin licencia de Microsoft, partes interesadas que usan Mac y cualquier otro colaborador. Y lo mejor de todo es que es gratis por 30 días. ¡Sigue estos seis pasos para importar tu archivo MPP!

1. Comienza la Importación de Tu Archivo MPP

Selecciona la vista de Gantt en ProjectManager y haz clic en la opción de importar en la barra de menú. Esto importará tu archivo a nuestra vista de diagrama de Gantt en línea.

2. Elige un Archivo MPP Para Subir

Aparecerá una ventana emergente. Sigue las instrucciones para elegir qué archivo MPP deseas importar. Comienza la importación seleccionando “Siguiente”.

3. Configura Tus Preferencias de Importación

Ahora verás tu importación listada como “archivo seleccionado”. Debajo de esto, marca si deseas importar como un nuevo proyecto o como parte de un proyecto existente. Si seleccionas “proyecto existente”, se te pedirá que elijas entre actualizar o reemplazar los datos existentes.

4. Elige Importar Todo el Proyecto o Solo la Lista De Tareas

A continuación, marca si deseas importar todos los datos del archivo MPP o solo la lista de tareas. Si eliges todos los datos, tu importación te permitirá ver y editar el archivo igual que lo harías en Microsoft Project.

5. Cierra la Ventana Emergente

La ventana emergente ahora debería mostrar “¡Éxito!”. Desde aquí, cierra la ventana y comienza a trabajar en tu proyecto.

6. Comienza a Usar tu Archivo MPP en ProjectManager

Ahora que has completado el proceso de importación, puedes editar tu proyecto en línea, ver los datos en múltiples vistas, compartirlos con las partes interesadas y mucho más.

¡Felicidades! Has importado tu archivo MPP con solo unos clics y sin necesidad de herramientas de conversión. Ahora, disfruta trabajando en tu proyecto desde una ubicación centralizada y exporta archivos para que los datos del proyecto puedan compartirse con cualquiera.

Más Sobre Microsoft Project

Microsoft Project es una de las opciones de software de gestión de proyectos más antiguas y forma parte del paquete MS Office. Microsoft Project permite a los usuarios gestionar cada aspecto de su proyecto, con una variedad de vistas y funciones, incluyendo diagramas de Gantt, cronogramas, herramientas de gestión de recursos y más.

Teniendo eso en cuenta, Microsoft Project es una solución altamente técnica, lo que la hace notoriamente difícil de dominar para los nuevos usuarios. Es especialmente desafiante para quienes no están familiarizados con otras aplicaciones de MS Office o la interfaz de Microsoft. Esta curva de aprendizaje puede retrasar los proyectos.

Además, a diferencia de muchas otras herramientas de Microsoft—Excel, Word, PowerPoint, etc.—Microsoft Project solo puede ejecutarse en un sistema operativo Windows. Esto significa que los usuarios de Mac OS no tienen forma de utilizar directamente la herramienta. También implica que cualquier persona que trabaje desde un Mac u otro sistema operativo que no sea Windows no podrá abrir archivos con extensión MPP.

Más Formas de Abrir Un Archivo MPP

Si estás abriendo un archivo MPP desde la misma versión de Microsoft Project, el proceso es bastante simple. Pero abrir un archivo MPP desde una aplicación externa es mucho más complicado y puede requerir varios pasos adicionales.

¿Cómo Abrir un Archivo MPP con Distintas Versiones de Microsoft Project?

Si aún deseas usar Microsoft Project para abrir tu archivo MPP, es importante saber que, aunque algunas versiones de Microsoft Project son compatibles entre sí, también existen muchas combinaciones incompatibles. Esto significa que las partes interesadas que trabajen con distintas versiones de Microsoft Project pueden tener las mismas dificultades para abrir archivos MPP que si estuvieran usando software de gestión de proyectos diferente.

A continuación, se muestra una lista de las distintas versiones de Microsoft Project, desde Microsoft Project 98 en adelante. El problema es que no todas estas versiones pueden abrir archivos de las demás. Por ejemplo, no hay forma de abrir un archivo MPP de Microsoft Project 98 usando MS 2013 y viceversa. Estas son las limitaciones de cada versión:

• MS Project 98 puede abrir archivos de Project 4.x y Project 98.
• MS Project 2000 puede abrir archivos de Project 98 y Project 2000.
• MS Project 2002 puede abrir archivos de Project 98, 2000 y 2002.
• MS Project 2003 puede abrir archivos de Project 98, 2000, 2002 y 2003.
• MS Project 2007 puede abrir archivos de Project 98, 2000-2003 y 2007.
• MS Project 2010 puede abrir archivos de Project 98, 2000-2003, 2007 y 2010.
• MS Project 2013 puede abrir archivos de Project 2000-2003, 2007, 2010 y 2013.
• MS Project 2016 puede abrir archivos de Project 2000-2003, 2007, 2010, 2013 y 2016.
• MS Project 2019 puede abrir archivos de Project 2000-2003, 2007, 2010, 2013, 2016 y 2019.

Como puedes imaginar, esto se convierte en un gran problema cuando las partes interesadas poseen distintas versiones de Microsoft Project, o peor aún, cuando además de esto usan otras herramientas de software de gestión de proyectos de Microsoft. Clientes e inversionistas, por ejemplo, pueden tener dificultades para acceder a los datos enviados por un equipo de proyecto sin soluciones alternativas.

¿Por Qué No Puedes Usar Excel para Abrir un Archivo MPP?

Cuando las personas tienen problemas para abrir archivos MPP, muchos esperan poder usar Excel como solución, ya que a veces es mejor compartir los datos del proyecto en una plantilla de Excel. Desafortunadamente, esta no es una opción viable para los archivos MPP.

Excel no puede abrir archivos MPP sin una herramienta de conversión que cambie la extensión del archivo de MPP a XLS. Estas herramientas de conversión existen, pero tienen varios inconvenientes. Por un lado, añaden un paso adicional al proceso de acceso a los datos del proyecto. Algo que debería ser simple se convierte ahora en un proceso de varios pasos.

Los programas de conversión también pueden poner en riesgo tus datos. Cada vez que se convierte un archivo de un tipo a otro, existe la posibilidad de que los datos se alteren, se pierdan o, peor aún, ¡sean robados!

¿Qué Hay de un Visor de Microsoft Project para Abrir Archivos MPP?

Para abrir un archivo MPP desde una aplicación que no sea de Microsoft o desde una computadora Mac, muchas personas optan por usar un visor de Microsoft Project. Estos “visores” te permiten abrir archivos con extensión MPP descargándolos en un formato distinto, normalmente en pdf.

Pero incluso cuando el archivo MPP se ha abierto, no podrás hacer cambios en los datos, dejar comentarios, colaborar, etc. Como su nombre indica, solo podrás ver el proyecto. La buena noticia es que ProjectManager es la solución que desbloquea cualquier archivo MPP sin necesidad de Microsoft Project y te permite trabajar en proyectos con facilidad.

ProjectManager Puede Hacer lo Que Microsoft Project No Puede

ProjectManager brinda a los usuarios acceso a un conjunto de funciones y herramientas que hacen que compartir, editar y colaborar en proyectos sea sencillo, no más complicado. Planifica y programa los detalles de tus proyectos con tu equipo en nuestros diagramas de Gantt, donde puedes visualizar todo el proyecto de principio a fin. Lo mejor de todo es que, sin importar el sistema operativo que utilice tu equipo, todos tienen acceso—solo necesitas una conexión a internet.

Una vez que tu proyecto comienza, te damos acceso a un panel en tiempo real que muestra todas las métricas importantes del proyecto en una sola vista. Los gráficos y diagramas se actualizan automáticamente a medida que tu equipo actualiza el estado de las tareas del proyecto.

También contamos con potentes funciones de informes integrados que eliminan la necesidad de compartir archivos potencialmente incompatibles. Solo selecciona las opciones que deseas para generar tu informe y envíalo con la tranquilidad de que llegará a su destino sin problemas.

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Microsoft Project es un software de gestión de proyectos complejo, por lo cual familiarizarse con el puede ser difícil. Especialmente considerando que hay muchas otras herramientas similares de Microsoft, que pueden hacer aún más confuso este proceso. Por esta razón, hemos creado blogs informativos para que puedas aprender sobre este software y decidir si es la mejor opción para tu equipo. Aquí hay algunos de ellos.

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• Microsoft Project para la Web: Pros, Contras y Alternativas
• ¿Cómo Usar Microsoft Project? Guía para Principiantes

ProjectManager es una solución de gestión de proyectos basada en la nube, compatible con archivos MPP de todas las versiones de Microsoft Project. Trabaja con los miembros del equipo y otras partes interesadas desde cualquier lugar, ya sean usuarios de Mac o Windows. Sus opciones de importación flexibles significan que el formato del archivo no será un obstáculo. Importa, edita y comparte todos tus proyectos con solo unos clics, sin importar la extensión original del archivo. Comienza tu prueba gratuita de ProjectManager hoy y descubre por qué NASA, Volvo y miles de otras organizaciones confían en nosotros para gestionar sus proyectos.

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